Pro moderní firmy, které chtějí podpořit svou efektivitu, bezpečnost a soulad s legislativou, je implementace elektronického podpisu a archivace dokumentů nezbytná. V tomto článku vám ukážeme, jak můžete ve vaší firmě tyto technologie zavést pomocí řešení Eldax.
Co je elektronický podpis a digitální archiv?
Digitální archiv je systém pro elektronické ukládání, správu a uchovávání dokumentů. Elektronický podpis pak je moderní způsob autentifikace, který zaručuje integritu a pravost elektronických dokumentů.
Elektronická archivace a podepisování podléhají pravidlům nařízení EU eIDAS. Detailní informace o specifických požadavcích této normy naleznete v samostatném článku.
Výhody elektronického podepisování a archivace
Digitalizace v moderních firmách a využívání digitálního archivu i elektronických podpisů má hned několik přínosů. Mezi ně patří:
- výrazné zvýšení efektivity a úspora času,
- zajištění integrity a neměnnosti dokumentů,
- právní závaznost a soulad s legislativou (zejména s nařízením eIDAS).
Zjistěte důvody, proč důvěryhodný archiv potřebuje i vaše firma. V našem předchozím článku jsme podrobně rozebrali 5 nejvýznamnějších výhod tohoto řešení.
Jak elektronický podpis a archivaci ve firmě implementovat?
Pokud zvažujete zavedení elektronické archivace či podepisování, ale máte obavy z náročnosti procesu nebo narušení chodu vaší společnosti, můžete být klidní. Přestože i implementace elektronické archivace vyžaduje důkladnou přípravu a adaptaci, při správně nastaveném postupu benefity důvěryhodného archivu převýší počáteční úsilí.
Při implementaci digitálního archivu je třeba zohlednit následující kroky:
- Analýza a plánování: Začněte tím, že identifikujete potřeby a cíle vaší firmy v oblasti elektronického podepisování a archivace. Analyzujte stávající procesy, určete oblasti, v nichž může digitální archivace přinést největší výhody, a připravte časový plán implementace.
- Výběr správného řešení: Zvolte řešení, které splňuje vaše požadavky na bezpečnost, funkcionalitu a soulad s legislativou. Myslete také na to, jakou podporu během a po implementaci vám dodavatel dokáže poskytnout tak, aby vše proběhlo hladce a bezpečnost vašich dat zůstala zachována.
- Integrace do stávajících systémů: Implementujte řešení do vašich současných IT systémů a procesů. Tento krok zahrnuje technickou integraci vyžadující spolupráci s dodavatelem, nastavení přístupů a zajištění kompatibility e stávajícími pracovními nástroji a softwarem. Například systém Eldax vám zde nabídne také testovací prostředí, kde můžete vyzkoušet a přizpůsobit řešení před jeho plným nasazením.
- Školení a podpora zaměstnanců: Zajistěte školení pro své zaměstnance, aby uměli nové technologie efektivně využívat.
- Monitorování a skartace dokumentů: Pravidelně kontrolujte a spravujte digitální archiv, a to včetně řízení skartace dokumentů. Pokud zvolíte správného dodavatele, poskytuje vám podporu i v poimplementační fázi, při školení personálu či pravidelné údržbě systému.
Tento systematický přístup zajistí hladký přechod na digitální archivaci a elektronické podepisování. O tom jak vybrat správného dodavatele se dočtete zde.
Co nabízí důvěryhodný elektronický archiv ELDAx
Pokud hledáte spolehlivé a komplexní řešení pro elektronické podepisování a archivaci dokumentů, ELDAx představuje ideální volbu. Toto řešení zajistí efektivní a bezpečnou archivaci vašich firemních dokumentů pomocí následujících funkcí:
- Elektronické podepisování a pečetění: Zaručuje právní závaznost a autentičnost dokumentů.
- Časová razítka: Poskytují přesný časový údaj o vytvoření nebo úpravě dokumentu, což je klíčové pro důvěryhodnost.
- Dodržení právních požadavků: Zajišťuje bezpečné uložení, integritu a neměnnost dokumentů v souladu s nařízením eIDAS.
- Výhody pro malé a střední podniky: Uživatelsky přívětivý systém, který se snadno integruje do stávajících procesů, zvyšuje efektivitu a snižuje náklady.
Zjistěte, jaké veškeré funkcionality nabízí řešení ELDAx. O funkcích důvěryhodného archivu jsme psali v tomto článku.
„Při implementaci je pro nás zásadní se zákazníkem probrat životní cykly dokumentů, které do ELDAx budou ukládat. Identifikujeme vhodné chvíle pro integraci zdrojových systémů a platformy ELDAx, podělíme se o osvědčená doporučení provozu bezpapírové kanceláře. Při napojení je zákazníkovi vždy k dispozici zkušený podpůrný tým, který odladí všechny drobnosti a předá nové řešení do provozu, a tím samozřejmě naše podpora nekončí. Pro zákazníka může být proces elektronizace procesů složitý, o to více ocení naše zkušenosti a expertizu.” - Tereza Skládanková, produktová manažerka řešení ELDAX.
Jak probíhá implementace elektronického archívu ELDAx
Implementace důvěryhodného elektronického archivu ELDAx je transparentním procesem s jasně definovaným harmonogramem a odbornou podporou. Pokud se rozhodnete pro ELDAx, můžete očekávat následující kroky:
- Odeslání základních informací: v první fázi zašlete své kontaktní údaje a vyplníte zadávací formulář se základními technickými parametry a požadavky. Následně se s vámi spojíme.
- Testování prostředí: získáte přístup do testovacího prostředí, kde absolvujete úvodní zaškolení a seznámíte se s rozhraním a funkcionalitami systému za asistence našich technických specialistů.
- Příprava přístupového prostředí: podle požadovaných parametrů vytvoříme přístupové prostředí na míru.
Úvodní konfigurace: náš technický tým provede spolu s vámi prvotní konfiguraci a upřesnění technických parametrů. - Spuštění provozu a poimplementační podpora: během prvního měsíce máte k dispozici naše techniky pro doladění řešení a nastavení. Následně poskytujeme po dobu 6 měsíců bezplatnou poimplementační podporu.
Pokud zvažujete implementaci elektronického archivu i ve vaší firmě, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vás provedeme celým procesem implementace elektronické archivace a podpisů, který se pro moderní a efektivně fungující společnosti brzy stane nezbytností.