Pro firmy, které chtějí optimalizovat své procesy, zvýšit bezpečnost a dodržovat legislativu, je přechod na elektronický archiv nezbytností. V tomto článku se dozvíte, jak funguje digitální archivace dokumentů, jaké jsou její největší přínosy a jak si vybrat ideální důvěryhodný archiv pro vaši firmu.
Co je to digitální důvěryhodný archiv dokumentů?
Digitální archiv dokumentů umožňuje elektronické ukládání, správu a dlouhodobé uchovávání dokumentů. Důvěryhodný elektronický archiv zajišťuje snadný přístup ke všem archivovaným dokumentům, což výrazně zjednodušuje jejich vyhledávání, sdílení a manipulaci. Používá elektronické podpisy, pečetě a časová razítka, která zaručují autenticitu, integritu a právní závaznost dokumentů.
5 výhod využívání elektronické archivace
1. Zvýšená efektivita a rychlost práce s dokumenty
Přechod na elektronický archiv výrazně zrychluje a zjednodušuje práci s dokumenty. Elektronické dokumenty jsou okamžitě přístupné a snadno vyhledatelné pomocí klíčových slov nebo metadat. Tento systém umožňuje rychlé sdílení dokumentů mezi kolegy. To zvyšuje produktivitu a urychluje rozhodování.
2. Právní slučitelnost archivace
Důvěryhodné archivy splňují všechny právní požadavky na archivaci dokumentů. Nařízení Evropské unie eIDAS stanovuje pravidla pro elektronické podpisy, pečetě, časová razítka a elektronickou identifikaci, čímž zajišťuje právní závaznost a důvěryhodnost dokumentů.
3. Úspora nákladů a prostoru
Digitalizace dokumentů snižuje náklady spojené s tiskem a skladováním papírových dokumentů. Elektronická spisovna nevyžaduje fyzický prostor. To uvolňuje cenné kancelářské prostory a snižuje provozní náklady. Archivace v cloudu umožňuje flexibilní a škálovatelné řešení, které ocení zejména menší a střední podniky.
4. Jednodušší správa digitálních dokumentů
Moderní elektronické archivy, jako například ELDAx, nabízejí pokročilé nástroje pro správu digitálních dokumentů. Funkce jako validace dokumentů, řízení skartace a bezpečné ukládání zajišťují, že vaše dokumenty jsou vždy aktuální a připravené k použití. Tento systém také podporuje dlouhodobou archivaci a správu zdravotnické dokumentace podle standardů OAIS a IHE.
5. Bezpečnost a neměnnost dokumentů
Důvěryhodný elektronický archiv zajišťuje integritu a neměnnost dokumentů. Elektronické podpisy a pečeti zaručují, že dokumenty nemohou být po vytvoření změněny. Důvěryhodné archivy poskytují ochranu před neoprávněným přístupem a manipulací, což zajišťuje bezpečnost citlivých informací. Systém sleduje a zaznamenává všechny změny a přístupy k dokumentům.
„V dnešní době papírové dokumenty často přinášejí více práce. Využití digitální kanceláře a elektronických podpisů je proto mnohem jednodušší, zejména pro organizace s hybridním pracovním režimem. U důležitých dokumentů je ale zásadní zajistit jejich integritu v čase a kontrolovat rizika. K tomu je nezbytný elektronický důvěryhodný archiv, který tyto aspekty řeší automaticky a v souladu s legislativou. Implementace důvěryhodné platformy umožňuje plnou digitalizaci a flexibilitu.“ - Tereza Skládanková, produktová manažerka řešení ELDAx.
Jak vybrat správný elektronický archiv pro firmu?
Stejně jako u každého podnikového řešení je třeba pečlivě zvážit výběr správného důvěryhodného elektronického úložiště. Při výběru řešení je proto třeba zodpovědět následující otázky:
- Jak je zajištěna bezpečnost dokumentů? Ujistěte se, že vámi vybraný archiv poskytuje vysokou úroveň ochrany proti neoprávněnému přístupu a manipulaci.
- Je archivace plně v souladu s platnou legislativou? Zkontrolujte, zda systém splňuje všechny právní požadavky a normy, zejména nařízení EU eIDAS.
- Jaké funkce archivační systém nabízí? Zvažte, zda elektronická archivace nabízí funkce, jako je elektronické podepisování a pečetění, časová razítka, ověřování platnosti dokumentů a řízení skartace.
- Jak rychle může vaše společnost zavést elektronickou archivaci? Vyberte si systém, který je uživatelsky přívětivý a snadno se integruje do stávajících procesů vaší firmy.
Zvolte ELDAx: Důvěryhodný elektronický archiv pro moderní podniky
Řešení ELDAx nabízí všechny zmíněné funkce a zaručuje, že vaše elektronické dokumenty budou právně závazné, maximálně zabezpečené a důvěryhodné.
Implementace ELDAx vám přinese efektivní bezpapírovou kancelář, bezpečnost a soulad s právními požadavky. Tyto aspekty jsou nezbytné pro moderní podniky, které chtějí zvýšit produktivitu a snížit náklady spojené s archivací.