Implementácia elektronického podpisu a archivácie dokumentov je nevyhnutná pre moderné firmy, ktoré chcú zvýšiť efektivitu, bezpečnosť a súlad s legislatívou. V tomto článku vám ukážeme, ako môžete tieto technológie zaviesť vo vašej firme pomocou riešenia Eldax.
Čo je elektronický podpis a digitálny archív?
Digitálny archív je systém na elektronické ukladanie, správu a uchovávanie dokumentov. Elektronický podpis je moderný spôsob autentifikácie, ktorý zaručuje integritu a autentickosť elektronických dokumentov.
Elektronická archivácia a podpisovanie podliehajú pravidlám nariadenia EÚ eIDAS. Detailné informácie o špecifických požiadavkách tejto normy nájdete v osobitnom článku.
Výhody elektronického podpisovania a archivácie
Digitalizácia v moderných firmách prináša hneď niekoľko benefitov, k využívaniu digitálneho archívu a elektronických podpisov patrí:
- výrazné zvýšenie efektivity a úspora času,
- zabezpečenie integrity a nemennosti dokumentov,
- právna záväznosť a súlad s legislatívou (nariadením eIDAS).
Presvedčte sa, prečo dôveryhodný archív potrebuje aj vaša firma. V našom predchádzajúcom článku sme podrobne rozobrali 5 najvýznamnejších výhod tohto riešenia.
Ako implementovať elektronický podpis a archiváciu vo firme?
Ak zvažujete zavedenie elektronickej archivácie či podpisovania, no máte obavy z náročnosti procesu alebo narušenia chodu vašej spoločnosti, môžete byť pokojní. Hoci, ako každá zmena vo firme, aj implementácia elektronickej archivácie vyžaduje dôkladnú prípravu a adaptáciu, pri správne nastavenom postupe budú benefity dôveryhodného archívu prevyšovať počiatočné úsilie.
Pri implementácii digitálneho archívu je potrebné zohľadniť nasledujúce kroky:
- Analýza a plánovanie: Začnite tým, že identifikujete potreby a ciele vašej firmy v oblasti elektronického podpisovania a archivácie. Analyzujte aktuálne procesy, určte, kde môže digitálna archivácia priniesť najväčšie výhody, a pripravte časový plán implementácie.
- Výber správneho riešenia: Zvoľte riešenie, ktoré spĺňa vaše požiadavky na bezpečnosť, funkcionalitu a legislatívny súlad. Myslite tiež na to, akú podporu počas a po implementácií vám vybraný dodávateľ dokáže poskytnúť, tak aby všetko prebehlo hladko a bezpečnosť vašich dát bola zachovaná.
- Integrácia do existujúcich systémov: Implementujte riešenie do vašich súčasných IT systémov a procesov. Tento krok zahŕňa technickú integráciu, ktorá si vyžaduje spoluprácu s dodávateľom, nastavenie prístupov a zabezpečenie kompatibility s aktuálnymi pracovnými nástrojmi a softvérom. Napríklad systém Eldax poskytuje aj testovacie prostredie, kde môžete vyskúšať a prispôsobiť riešenie pred jeho plným nasadením.
- Školenie a podpora zamestnancov: Zabezpečte školenie pre zamestnancov, aby vedeli efektívne využívať nové technológie.
- Monitorovanie a skartácia dokumentov: Pravidelne kontrolujte a spravujte digitálny archív, vrátane riadenia skartácie dokumentov. Pokiaľ si zvolíte správneho dodávateľa, poskytuje vám podporu aj v poimplemntačnej fáze, pri školení personálu či pravidelnej údržbe systému.
Tento systematický prístup zabezpečí hladký prechod na digitálnu archiváciu a elektronické podpisovanie. O tom ako vybrať správneho dodávateľa sa dočítate tu.
Čo ponúka dôveryhodný elektronický archív ELDAx
Ak hľadáte spoľahlivé a komplexné riešenie pre elektronické podpisovanie a archiváciu dokumentov, ELDAx predstavuje ideálnu voľbu. Toto riešenie zabezpečí efektívnu a bezpečnú archiváciu vašich firemných dokumentov prostredníctvom nasledujúcich funkcionalít:
- Elektronické podpisovanie a pečatenie: Zaručuje právnu záväznosť a autentickosť dokumentov.
- Časové razítka: Poskytujú presný časový údaj o vytvorení alebo úprave dokumentu, čo je kľúčové pre dôveryhodnosť.
- Dodržanie právnych požiadaviek: Zabezpečuje bezpečné uloženie, integritu a nemennosť dokumentov v súlade s nariadením eIDAS.
- Výhody pre malé a stredné podniky: Používateľsky prívetivý systém, ktorý sa ľahko integruje do existujúcich procesov, zvyšuje efektivitu a znižuje náklady.
Zistite, aké všetky funkcionality ponúka riešenie ELDAx. O funkciách dôveryhodného archívu sme písali v tomto článku.
“Pri implementácii je pre nás zásadné so zákazníkom prebrať životné cykly dokumentov, ktoré do ELDAx budú ukladať. Identifikujeme vhodné chvíle pre integráciu zdrojových systémov a platformy ELDAx, podelíme sa o osvedčené odporúčania prevádzky bezpapierovej kancelárie. Pri napojení je zákazníkovi vždy k dispozícii skúsený podporný tím, ktorý odladí všetky drobnosti a odovzdá nové riešenie do prevádzky, a tým samozrejme naša podpora nekončí. Pre zákazníka môže byť proces elektronizácie procesov zložitý, o to viac ocenia naše skúsenosti a expertízu.” - Tereza Skládanková, produktová manažérka riešenia ELDAX
Ako prebieha implementácia elektronického archívu ELDAx
Implementácia dôveryhodného elektronického archívu ELDAx je transparentným procesom s jasne definovaným harmonogramom a odbornou podporou. Ak sa rozhodnete pre ELDAx, môžete očakávať nasledujúci postup:
- Odoslanie základných informácií: V prvej fáze zašlete svoje kontaktné údaje a vyplníte zadávací formulár so základnými technickými parametrami a požiadavkami. Následne sa s vami spojíme.
- Testovanie prostredia: Získate prístup do testovacieho prostredia, kde absolvujete úvodné zaškolenie a oboznámite sa s rozhraním a funkcionalitami systému za asistencie našich technických špecialistov.
- Príprava prístupového prostredia: Podľa požadovaných parametrov vytvoríme prístupové prostredie na mieru.
- Úvodná konfigurácia: Náš technický tím vykoná spolu s vami prvotnú konfiguráciu a upresnenie technických parametrov.
- Spustenie prevádzky a poimplementačná podpora: V prvom mesiaci máte k dispozícii našich technikov na doladenie riešenia a nastavení. Následne poskytujeme bezplatnú poimplementačnú podporu po dobu 6 mesiacov.
Ak zvažujete implementáciu elektronického archívu vo vašej firme, neváhajte nás kontaktovať. Radi vás prevedieme celým procesom implementácie elektronickej archivácie a podpisovania, ktorý sa čoskoro stane nevyhnutnosťou pre moderné a efektívne fungujúce spoločnosti.
Chcem dôveryhodný archív ELDAx