Pre firmy, ktoré sa snažia optimalizovať svoje procesy, zvýšiť bezpečnosť a dodržiavať legislatívne požiadavky, sa prechod na elektronický archív stáva nevyhnutnosťou. V tomto článku vám predstavíme princípy fungovania digitálnej archivácie dokumentov, jej najvýznamnejšie benefity a poskytneme vám návod, ako vybrať ideálny dôveryhodný archív pre vašu spoločnosť.
Čo je to digitálny dôveryhodný archív dokumentov?
Digitálny archív dokumentov je systém umožňujúci elektronické ukladanie, správu a dlhodobé uchovávanie dokumentov. Dôveryhodný elektronický archív zabezpečuje, že všetky archivované dokumenty sú ľahko dostupné, čím sa výrazne zjednodušuje ich vyhľadávanie, zdieľanie a manipulácia. Tento systém často zahŕňa použitie elektronických podpisov, elektronického pečatenia a časových razítok na zaistenie autenticity, integrity a právnej záväznosti dokumentov.
5 výhod využívania elektronickej archivácie
1. Zvýšená efektivita a rýchlosť práce s dokumentmi
Prechod na elektronický archív výrazne zrýchľuje a zjednodušuje prácu s dokumentmi. Elektronické dokumenty sú okamžite prístupné a vyhľadateľné pomocou kľúčových slov alebo metadát. Digitálny archív umožňuje rýchle zdieľanie dokumentov medzi kolegami, čo zvyšuje firemnú produktivitu a urýchľuje rozhodovacie procesy.
2. Súlad s právnymi požiadavkami na archiváciu
Dôveryhodné archívy spĺňajú všetky právne požiadavky na archiváciu dokumentov. Nariadenie Európskej únie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) stanovuje jasné pravidlá pre elektronické podpisy, pečate, časové razítka a elektronickú identifikáciu, čo zabezpečuje právnu záväznosť a dôveryhodnosť elektronických dokumentov. Dôveryhodný digitálny archív automaticky zabezpečený nevyhnutný súlad s právnymi požiadavkami.
3. Úspora nákladov a priestoru
Digitalizáciou dokumentov dochádza k úspore nákladov spojených s tlačou a skladovaním papierových dokumentov. Elektronická spisovňa nevyžaduje fyzický priestor, čo umožňuje uvoľniť cenné kancelárske priestory a znížiť prevádzkové náklady. Archivácia v cloude navyše umožňuje flexibilné a škálovateľné riešenia. To obzvlášť ocenia menšie a stredné podniky, ktoré čelia rozpočtovým aj priestorovým obmedzeniam.
4. Zjednodušená správa digitálnych dokumentov
Moderné elektronické archívy, akým je aj riešenie ELDAx, ponúkajú pokročilé nástroje na správu digitálnych dokumentov. Funkcie ako validácia dokumentov, riadenie skartácie a bezpečné uloženie zabezpečujú, že vaše dokumenty sú vždy aktuálne, dôveryhodné a pripravené na použitie. Tento systém tiež podporuje dlhodobú archiváciu a správu zdravotníckej dokumentácie podľa štandardov OAIS a IHE.
5. Bezpečnosť a nemennosť dokumentov
Dôveryhodný elektronický archív zabezpečuje integritu a nemennosť dokumentov. Použitie elektronického podpisovania a elektronického pečatenia zaručuje, že dokumenty nemôžu byť po svojom vytvorení zmenené. Dôveryhodné archívy poskytujú systém ochrany pred neoprávneným prístupom a manipuláciou, čo prispieva k bezpečnosti citlivých firemných informácií. Systém zaisťuje sledovanie a zaznamenávanie všetkých zmien a prístupov k dokumentom.
„V dnešnej dobe papierové dokumenty skôr generujú prácu a procesné kroky navyše. Oveľa jednoduchšie je využiť možnosti digitálnej kancelárie, elektronických podpisov, prístupu z mobilu – zvlášť pre organizácie s hybridným pracovným režimom z kancelárie aj z home office. Pri významných dokumentoch je ale nutné myslieť na zabezpečenie integrity týchto dokumentov v čase a kontrolovať riziká pre prípadné sporné momenty. K tomu organizácia nutne potrebuje elektronický dôveryhodný archív, ktorý sa o tieto aspekty stará automaticky a v súlade s legislatívou. Implementácia dôveryhodnej platformy do Vašej organizácie otvára možnosť plnej digitalizácii a flexibility.” - Tereza Skládanková, produktová manažérka riešenia Eldax.
Ako vybrať správny elektronický archív pre firmu?
Tak ako pri výbere akéhokoľvek firemného riešenia, aj voľba správneho dôveryhodného elektronického archívu vyžaduje starostlivé zváženie. Pri výbere riešenia je preto potrebné zodpovedať nasledujúce otázky:
- Akým spôsobom je zaistená bezpečnosť dokumentov? Uistite sa, že vybraný archív poskytuje vysokú úroveň ochrany proti neoprávnenému prístupu a manipulácii.
- Je archivácia v plnom súlade s aktuálnou legislatívou? Overte, či systém spĺňa všetky právne požiadavky a normy, najmä nariadenie EU eIDAS.
- Aké funkcie ponúka archivačný systém? Zvážte, či elektronický archív ponúka funkcie ako elektronické podpisovanie a pečatenie, časové razítka, validácia dokumentov a riadenie skartácie.
- Ako rýchlo dokáže vaša firma adaptovať elektronickú archiváciu? Vyberte systém, ktorý je používateľsky prívetivý a ľahko sa integruje do existujúcich procesov vašej firmy.
Zvoľte ELDAx: Dôveryhodný elektronický archív pre moderné podniky
Riešenie ELDAx ponúka všetky vyššie spomenuté funkcionality, čím garantuje, že vaše elektronické dokumenty budú právne záväzné, maximálne zabezpečené a dôveryhodné.
Implementácia riešenia Eldax vám prinesie efektívnu bezpapierovú kanceláriu, bezpečnosť a súlad s právnymi požiadavkami, čo je nevyhnutné pre moderné podniky, ktoré chcú zvýšiť firemnú produktivitu a optimalizovať náklady spojené s archiváciou.