Európska legislatíva eIDAS stanovuje presné pravidlá pre elektronické podpisy a uchovávanie dokumentov. V článku sa dozviete, aké nároky kladie na firmy pri digitálnej archivácii a ako im môže pomôcť dôveryhodný elektronický archív ELDAx pri ich dodržiavaní.
Norma pre elektronické podpisy a dokumenty eIDAS
Nariadenie Európskej únie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) stanovuje právny rámec pre elektronickú identifikáciu a dôveryhodné služby pre elektronické transakcie naprieč vnútorným trhom EÚ. Jeho cieľom je zabezpečiť, aby elektronické transakcie medzi podnikmi, občanmi a verejnou správou boli bezpečné, spoľahlivé a právne záväzné.
Aké sú hlavné požiadavky pre elektronické podpisovanie
- Elektronické podpisy: eIDAS rozlišuje medzi jednoduchým, pokročilým a kvalifikovaným elektronickým podpisom, pričom najvyššiu úroveň zabezpečenia a právnej záväznosti poskytuje kvalifikovaný elektronický podpis.
- Elektronické pečate: Elektronické pečate slúžia na overenie pôvodu dokumentov a zabezpečujú ich integritu. Sú podobné elektronickým podpisom, ale sú určené pre právnické osoby.
- Časové pečate: Pečatenie poskytuje dôkaz o tom, kedy bol dokument vytvorený alebo upravený, čo je kľúčové pre nemennosť a právnu záväznosť dokumentov.
- Elektronická identifikácia: Stanovuje normy pre elektronickú identifikáciu, čo umožňuje bezpečné a dôveryhodné overovanie identity osôb a spoločností v online prostredí.
Čo je to kvalifikovaný elektronický podpis
Kvalifikovaný elektronický podpis (niekedy nazývaný aj zaručený podpis) je najvyššou formou elektronického podpisu. Pri splnení podmienok má rovnakú právu silu ako vlastnoručný podpis. Aby bol podpis považovaný za kvalifikovaný, musí spĺňať niekoľko prísnych požiadaviek:
- Autentickosť: Podpis musí byť jednoznačne priradený konkrétnej osobe a je na základe neho možné zistiť totožnosť podpisujúceho.
- Integrita: Podpis je vytvorený pomocou kvalifikovaného zariadenia na tvorbu elektronických podpisov, ktoré zabezpečuje, že podpis je spojený výlučne s podpisovateľom.
- Certifikát: Platnosť elektronického podpisu potvrdzuje kvalifikovaný certifikát vydaný dôveryhodnou treťou stranou, ktorá je schválená a regulovaná podľa noriem.
Výhody, ktoré prináša kvalifikovaný elektronický podpis
- Právna záväznosť: Zaručený podpis má rovnakú právnu silu ako vlastnoručný podpis, čím zaručuje jeho použiteľnosť vo všetkých právnych dokumentoch.
- Bezpečnosť: Vďaka používaniu kvalifikovaných zariadení na tvorbu podpisov a certifikátov, podpis zabezpečuje vysokú úroveň ochrany pred falšovaním a neoprávneným použitím.
- Úspora času a nákladov: Elektronické podpisy eliminujú potrebu fyzických podpisov, čím výrazne znižujú náklady a čas potrebný na spracovanie dokumentov.
- Dôveryhodnosť: Podpisy sú spojené s kvalifikovaným certifikátom vydaným dôveryhodnou autoritou, čo zvyšuje vierohodnosť podpisov a zabezpečuje ich platnosť.
- Rýchla validácia: Elektronické podpisy je možné rýchlo overiť vďaka kvalifikovaným certifikátom, čím sa urýchľuje proces uzatvárania obchodov a transakcií.
O výhodách využívania elektronického archívu sa dočítate tu.
Ako eIDAS ovplyvňuje firemné procesy
Nariadenie poskytuje právny rámec, ktorý zaručuje, že dokumenty a kvalifikované podpisy sú právne záväzné v celej EÚ. To znamená, že firmy môžu používať elektronické podpisy a pečate namiesto tradičných vlastnoručných podpisov a pečatí, čím zefektívnia svoje procesy a znížia náklady.
eIDAS kladie dôraz na bezpečnosť a dôveryhodnosť elektronických transakcií, čím poskytuje vysokú úroveň ochrany proti podvodom a neoprávneným zmenám dokumentov. Procesy, ktoré norma nastavuje zachovávajú vierohodnosť a nemennosť dokumentov. Výberom správneho dodávateľa začína firemná efektivita začína.
Dôveryhodný archív ELDAx spĺňa požiadavky kvalifikovaného podpisu
Riešenie ELDAx je navrhnuté tak, aby plne spĺňalo normy pre vytváranie elektronického podpisu a archivácie. Zároveň jeho používanie plne zabezpečuje dôveryhodné služby, bezpečnosť a právnu záväznosť elektronických dokumentov.
Medzi hlavné prínosy systému ELDAXom patria:
- Elektronický podpis a pečatenie: ELDAx umožňuje zaručený elektronický podpis a pečatenie dokumentov, čo zaručuje ich právnu záväznosť a autentickosť.
- Časová pečať: Razítka poskytujú presný časový údaj o vytvorení alebo úprave dokumentu.
- Bezpečný elektronický archív: Dôveryhodný archív ELDAx zabezpečuje bezpečné uloženie, integritu a nemennosť dokumentov.
- Dôveryhodnosť dokumentov: ELDAx ponúka nástroje na validáciu elektronických dokumentov, čím zabezpečuje vierohodnosť dokumentov. Validácia overuje platnosť elektronických podpisov a pečatí.
- Riadená skartácia: Elektronický archív obsahuje nástroje na skartáciu dokumentov, čím zabezpečuje, že dokumenty sú bezpečne zničené po uplynutí ich zachovávacej lehoty. Znižuje riziko tak neoprávneného prístupu k citlivým informáciám.
Tip: Viac informácií o elektronických podpisoch a archivácií nájdete v článku Elektronické podpisovanie a archivácia: Digitalizujte s ELDAXom
Chcete kvalifikovaný podpis spolu s digitálnym archívom?
Dôveryhodný archív ELDAx ponúka aplikáciu pre kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý je plne v súlade s nariadením EÚ eIDAS. S ELDAxom môžete zefektívniť svoje procesy, zabezpečiť právnu záväznosť a nemennosť dokumentov a znížiť náklady spojené s papierovými procesmi.
Naši odborníci vám radi predstavia, ako môžete do vašej firmy implementovať kvalifikovaný elektronický podpis spolu s dôveryhodným digitálnym archívom. Pre viac informácií nás kontaktujte.