Jak vybrat CRM: krabicové, na míru, cloudové nebo on-premise?

Co je CRM systém a proč ho potřebujete?

Možná jste už zažili situaci, kdy váš obchodní zástupce řeší klienta, ale nemá po ruce jeho historii. Nebo chvíli, kdy hledáte v hromadě e-mailů důležitou komunikaci a ztrácíte tím cenný čas. Pokud jsou vám tyto situace povědomé, s největší pravděpodobností už přemýšlíte nad řešením, které by vám pomohlo získat pořádek a přehled.

CRM systém vám přesně v těchto momentech dokáže výrazně usnadnit práci. Mít všechna data na jednom místě znamená nejen lepší organizaci, ale také efektivnější komunikaci se zákazníky a rychlejší rozhodování.

Hlavní výhody CRM systému:

• přehledné uchovávání dat: jednotná databáze kontaktů, historie komunikace a obchodních příležitostí

• zlepšení komunikace: snadný přístup k aktuálním informacím o zákaznících pro všechny členy týmu, a to napříč firmou

• úspora času: eliminace zbytečného hledání informací a zvýšení produktivity

• lepší rozhodování: detailní analýzy a reporty, které pomáhají řídit firmu strategicky

• spokojenější zákazníci: personalizovanější přístup a rychlejší reakce na jejich potřeby

TIP: Přečtěte si také 8 výhod CRM systému, které nakopnou vaše podnikání

Jak vybrat CRM, které vám opravdu sedne? Položte si tyto 3 otázky

1. Jak velká je vaše firma a co od CRM očekáváte?

Malé podniky často hledají jednoduchá a cenově dostupná řešení, která zvládnou základní úkoly, jako je správa kontaktů nebo sledování komunikace. Větší firmy potřebují robustnější systémy s pokročilými funkcemi a možnostmi přizpůsobení.

Zvažte, kolik lidí bude CRM používat, jaké úkoly chcete s jeho pomocí řešit a zda systém zvládne růst s vaší firmou.

2. Kolik chcete investovat?

Stanovte si jasný rozpočet, který zahrnuje nejen pořizovací náklady, ale i výdaje na implementaci, školení a případné aktualizace.

Myslete také na návratnost investice (ROI). Efektivní CRM vám pomůže zvýšit tržby, zlepšit vztahy se zákazníky a zefektivnit práci týmů. Dobrý systém se tak stane dlouhodobě výhodnou investicí.

3. Jaké funkce a integrace potřebujete?

Každý podnik má jiné priority. Zatímco některým stačí správa kontaktů, jiní ocení analytické nástroje, automatizaci marketingu nebo propojení se stávajícími aplikacemi, jako jsou účetní systémy nebo e-mailové platformy.

Sepište si seznam funkcí, které jsou pro vás nezbytné, a ověřte, zda vybraný systém podporuje integrace s vašimi současnými nástroji.

TIP: Další tipy o tom, jak vybrat ideální CRM systém pro vaši firmu, najdete v článku Co je to CRM a proč ho vaše firma potřebuje

Jaké jsou na trhy možnosti? Přehled základních typů CRM

Pokud jste se dostali do fáze výběru správného CRM systému, už jistě víte, že na trhu je k mání mnoho možností. Výběr CRM systému zahrnuje dvě klíčová rozhodnutí:

• Krabicové vs. řešení na míru: Prvním krokem je rozhodnutí, zda zvolíte předpřipravené krabicové řešení, které je rychlé a cenově dostupné, nebo přizpůsobené řešení na míru, které odpovídá specifickým potřebám vaší firmy.

• On-premise vs. cloudové řešení: Dalším krokem je volba způsobu provozu. Preferujete flexibilitu a přístup odkudkoliv s cloudovým CRM, nebo plnou kontrolu a bezpečnost on-premise řešení?

Každé z těchto řešení má své výhody i nevýhody. Vaše volba by měla záviset na specifických požadavcích vaší firmy, dostupném rozpočtu a budoucích plánech. Níže se podíváme na jednotlivé možnosti podrobněji.

Rychle dostupné krabicové CRM

Co je krabicové CRM?

Jedná se o předem připravený systém, který nelze plně přizpůsobit specifickým potřebám vaší firmy. Je oblíbené zejména u menších a začínajících firem, které hledají rychlé a cenově dostupné řešení.

Výhody krabicového CRM systému

• Okamžité nasazení: lze implementovat téměř ihned.

• Nižší pořizovací náklady: ideální volba pro omezený rozpočet.

• Možnost otestování: pomáhá zjistit, co vaše firma od CRM systému skutečně potřebuje.

Nevýhody krabicového CRM systému

• Omezená přizpůsobitelnost: Funkce nemusí plně odpovídat vašim potřebám.

• Problémy s růstem: S rostoucí firmou může systém přestat zvládat větší objemy dat.

• Dodatečné úpravy: Úpravy na míru jsou možné, ale často finančně i časově náročné.

CRM na míru

Co znamená CRM na míru?

CRM na míru je navrženo speciálně podle vašich konkrétních požadavků. Díky tomu se systém přizpůsobí přesně procesům vaší firmy a může růst společně s ní.

Výhody CRM na míru

• Flexibilita: plné přizpůsobení specifickým požadavkům firmy.

• Škálovatelnost: systém poroste spolu s vaší firmou a zvládne větší objem dat.

• Přesná data: lepší přehled a konzistentní informace o zákaznících.

Nevýhody CRM na míru

• Vyšší počáteční náklady: pořízení a implementace vyžadují větší investici.

• Časová náročnost: delší doba implementace oproti krabicovému řešení.

Jak se rozhodnout mezi CRM na míru a krabicovým řešením?

Pokud potřebujete rychlý start a jednoduché řešení, krabicové CRM může být dobrou volbou. Je však důležité zvážit, zda vás nebude v budoucnu omezovat.

CRM na míru je ideální volbou pro firmy, které hledají dlouhodobé řešení bez kompromisů a chtějí mít jistotu, že systém dokáže splnit všechny jejich požadavky.

On-premise CRM systém

Co je on-premise CRM?

On-premise CRM je systém nainstalovaný přímo na serverech a počítačích vaší firmy. Tento přístup nabízí plnou kontrolu nad daty. To může být důležité pro firmy pracující s citlivými informacemi.

Výhody on-premise CRM

• Plná kontrola nad daty a jejich bezpečností.

• Není potřeba internetového připojení pro přístup k datům.

• Možnost přizpůsobení systému specifickým firemním požadavkům.

Nevýhody on-premise CRM

• Vyšší pořizovací náklady na hardware a software.

• Vyšší nároky na IT tým a správu infrastruktury.

• Omezený přístup – systém je dostupný pouze z firemní sítě.

Cloudové (online) CRM

Co je cloudové CRM?

Cloudové CRM je hostované na externích serverech poskytovatele. Uživatelé mají přístup k systému odkudkoliv prostřednictvím internetu. To z něj činí ideální řešení pro firmy s mobilními zaměstnanci nebo pracovníky na home office.

Výhody cloudového CRM

• Rychlé nasazení a jednoduché používání.

• Nižší pořizovací náklady – platíte pouze za používání služby.

• Poskytovatel zajišťuje bezpečnost, zálohy a technickou správu systému.

Nevýhody cloudového CRM

• Závislost na poskytovateli a internetovém připojení.

• Méně přímé kontroly nad uloženými daty.

• Může být problém při integraci s některými specifickými aplikacemi.

Jak se rozhodnout mezi on-premise a cloudovým CRM?

On-premise CRM je vhodné pro firmy, které chtějí mít plnou kontrolu nad daty, mají vlastní IT tým a dostatečný rozpočet na infrastrukturu.

Cloudové CRM ocení společnosti, které hledají flexibilitu, nižší počáteční náklady a jednoduchou správu bez složité technické infrastruktury.

Pokud si stále nejste jistí, která varianta je pro vás ta pravá, podívejte se na dvouminutové video níže, které přehledně vysvětluje hlavní rozdíly mezi on-premise a cloudovými CRM systémy. Uvidíte, jaké výhody každé řešení nabízí, a snadněji se rozhodnete.

TIP: Pokud se stále nemůžete rozhodnout, zvažte hybridní řešení, které kombinuje výhody obou přístupů – například využití on-premise systému s propojením na cloudové aplikace pro vyšší flexibilitu.

Nejčastější chyby při výběru CRM a jak se jim vyhnout

Výběr CRM systému je velké rozhodnutí, které ovlivní, jak efektivně bude vaše firma fungovat. Je snadné udělat chybu, když se tlačí na rychlost nebo chybí důkladná příprava. Aby vám systém přinášel co největší hodnotu, je dobré se vyhnout nejčastějším přešlapům.

Nepřemýšlíte o tom, co opravdu potřebujete

Stává se, že firmy vybírají CRM podle doporučení kolegů nebo sází na nejpopulárnější řešení. To ale neznamená, že bude fungovat i u vás. Každý podnik má jiné potřeby, a pokud si je na začátku neujasníte, můžete snadno skončit se systémem, který vám nevyhovuje.

Jak se tomu vyhnout? Sedněte si s kolegy a sepište si, co přesně od CRM očekáváte. Jaké funkce budete využívat nejčastěji? Co vám aktuálně chybí a co by vám mohlo usnadnit práci? Čím konkrétnější budete, tím snáze najdete to pravé.

Nemyslíte na lidi, kteří systém budou používat

CRM je skvělý nástroj, ale jen tehdy, pokud s ním vaši kolegové opravdu umí pracovat. Bez školení nebo jasného vysvětlení, jak systém používat, může být nový nástroj spíš přítěží než pomocí.

Jak se tomu vyhnout? Vyberte CRM, které je jednoduché a intuitivní. Po jeho zavedení si najděte čas na školení pro celý tým, aby všichni věděli, co kde najít a jak systém využít naplno.

Nepočítáte s tím, že se vaše firma změní

Všichni chceme, aby naše firmy rostly. S tím ale přichází více zákazníků, více dat a někdy i nové procesy. Pokud si vyberete systém, který je "akorát" na současné potřeby, může vám za pár let přestat stačit.

Jak se tomu vyhnout? Hledejte CRM, které je flexibilní a může růst spolu s vámi. Ať už plánujete více zaměstnanců, nové pobočky nebo rozšíření služeb, systém by měl být připravený na změny.

Najděte to pravé CRM pro vaši firmu: shrnutí a doporučení

Najít ten správný CRM systém nemusí být jednoduché, ale pokud si ujasníte své potřeby, rozpočet a dlouhodobé cíle, máte napůl vyhráno. V průběhu článku jsme vám ukázali různé typy CRM, jejich výhody a omezení, i to, na co si dát při výběru pozor.

Pokud jste malá nebo začínající firma, může být pro vás ideální krabicové CRM. Nabízí rychlé nasazení, nízké náklady a možnost seznámit se s tím, co od systému očekáváte. Naopak pro větší firmy, které mají specifické požadavky, je vhodnější CRM na míru, které poroste spolu s vámi a přizpůsobí se vašim procesům.

Důležité je také rozhodnout, zda preferujete on-premise systém, který vám dá plnou kontrolu nad daty, nebo cloudový (online) CRM systém, který je dostupný odkudkoliv a snáze se spravuje.

Ať už si vyberete jakékoliv řešení, myslete na to, že CRM by mělo být nástrojem, který vám usnadní práci, zvýší efektivitu a pomůže vám udržovat pevné vztahy se zákazníky.

Usnadníme vám výběr – domluvte si nezávaznou konzultaci

Výběr CRM systému není univerzální záležitost – každá firma má jiné potřeby a cíle. Ať už jste malý podnik, nebo velká korporace, pomůžeme vám najít ideální řešení:

• Preferujete Microsoft prostředí? Jsme jedním z předních Microsoft Dynamics 365 partnerů ve střední Evropě. Společně najdeme způsob, jak tento systém přizpůsobit vaší firmě.

• Hledáte CRM na míru? Náš Power Apps tým vám vytvoří řešení přesně podle vašich požadavků – od jednoduchých funkcí až po komplexní systémy.

• Jste velká firma? Máme robustní a škálovatelná řešení pro náročná odvětví, jako je energetika, průmysl nebo strojírenství.

Domluvte si online konzultaci zdarma a zjistěte, jak může CRM nastartovat vaše podnikání.