Bioenergo – Komplex, expert na lisování olejnin a výrobu zelené energie, čelil při svém růstu novým výzvám. Hromadící se administrativa stála firmu spoustu času a energie. Řešení našli v propojení ověřeného Money ERP s nástrojem Datarios.
Překonání administrativní zátěže
S měsíčním přílivem až 300 faktur se Bioenergo – Komplex ocitlo na pokraji udržitelnosti. Manuální zpracování faktur bylo zdlouhavé a často docházelo k chybám. Vyžadovalo si to vždy propisování údajů ze systému do systému a také tisk potřebných dokumentů. Rozhodli se proto pro automatizaci.
„Věděl jsem, že ve firmách právě nastává boom nástrojů, které automaticky vyčítají data z faktur, aby je zaměstnanci nemuseli přepisovat. Proto jsem se začal po podobném řešení poohlížet,“ vysvětluje Jan Šimon, výkonný ředitel Bioenergo – Komplex.
Po důkladném průzkumu trhu padla volba na Datarios. Klíčovým faktorem byla bezproblémová integrace s podnikovým informačním systémem Money ERP, který firma využívá již 12 let.
Automatizace začíná už ve sběrné e-mailové schránce
Prvním krokem automatizovaného procesu schvalování faktur bylo zavedení speciálního sběrného e-mailu, kam odesílají faktury všichni dodavatelé. Datarios automaticky zpracuje tyto faktury a připraví je k zaúčtování v Money ERP. Tento krok výrazně zrychlil celý proces fakturace a eliminoval potřebu manuální práce. Po přijetí faktury systém Datarios vyčte data a pošle je ke schválení na příslušná oddělení.
„Schvalovací proces se zrychlil enormně. Dřív přišla faktura a věděl jsem, že bude trvat 3 dny, než se dostane do systému. Dnes se za hodinu podívám a mám ji v účetnictví“ říká Jan Šimon. Ti, kteří faktury schvalují, dostávají notifikace, takže nemusí pravidelně kontrolovat systém. To umožňuje schvalování odkudkoliv, bez potřeby tisku a fyzického oběhu dokumentů.
TIP: O propojení ERP systémů s řešeními třetích stran mluvil i odborník z Money ERP Stanislav Grela. Přečtěte si víc.
Proč se vyplatí investovat do automatizace faktur
Money ERP díky Datariosu nezůstává jen při základním zpracování. Systém dokáže předvyplnit předkontace u opakujících se režijních faktur. Po schválení se dokumenty bezpečně archivují v obou systémech – Money ERP i Datarios.
Možnost rozšíření Money ERP o Datarios přinesla firmě významné benefity:
- automatizace 300 faktur měsíčně,
- zkrácení doby schvalování ze 3 dnů na pár hodin,
- úspora přibližně 10 000 Kč měsíčně na administrativních nákladech.
„Zapojení Datariosu do Money ERP byl jednoznačně krok správným směrem. Zrychlení schvalovacích procesů a úspora při administrativě jsou při našem počtu přijatých dokladů velmi výrazné,“ shrnuje situaci výkonný ředitel společnosti Jan Šimon.
Nechte se inspirovat celým příběhem automatizace procesů ve společnosti Bioenergo – Komplex – spokojeným zákazníkem Money ERP.
