Představte si asistenta, který dokáže opakovaně plnit rutinní úkoly přesně tak, jak potřebujete. Nikdy se neunaví, nikdy nepocítí nudu a především vše zvládne mnohokrát rychleji než běžný člověk. Že to zní jako sci-fi? Věda to je, ale fantastika nikoliv – s robotickou automatizací procesů (RPA) totiž přesně takového pomocníka získáte.
O bramborách a softwaru
V jednom starém vtipu je čerstvě odvedený branec přidělen do vojenské kuchyně a hned po příchodu se ptá důstojníka, zda je kuchyně vybavena strojem na loupání brambor. Velitel odvětí: „Jasně, že máme – jsi jeho poslední model!“
A teď si představte místo mladého vojáka sebe, a místo loupání brambor některou z úmorných rutinních činností v kanceláři. Přepisování faktur do účetního systému, odesílání e-mailů zákazníkům, schvalování dokumentů… to vše patří mezi repetitivní a mechanické činnosti, bez kterých se moderní podniky prostě neobejdou a někdo je dělat musí. Ale co když to jde i jinak?
Odpovědí je takzvaná robotická automatizace procesů (RPA). Tento pojem používáme jako souhrnné označení pro technologie navržené k automatizaci opakujících se úkonů založených na určitých pravidlech. Místo sekretářky pracně přepisující dokumenty do počítače nebo pracovníka skladu zapisujícího výdej a příjem zboží tak nastupuje specializovaný software provádějící tyto úkony zcela automaticky. Typickým příkladem je odeslání notifikace zákazníkovi poté, co skladník označí objednávku za vyexpedovanou.
Není robot jako robot
Na tomto místě mírně odbočíme a vyvrátíme pár často opakovaných mýtů. Ono slovo „robotická“ totiž v některých lidech vyvolává mylné představy o povaze RPA, na základě kterých se pak robotické automatizace procesů obávají či do ní naopak vkládají přílišné naděje. Pojďme si pár takových mýtů rozebrat:
Mýtus 1: RPA je založena na fyzických strojích
Zde se setkáváme s nepochopením slova „robotický“. RPA rozhodně neznamená, že vaši sekretářku nahradí android nebo robotické rameno. Ve skutečnosti jde čistě o software běžící na běžném počítači nebo serveru.
Mýtus 2: RPA připraví o práci lidské pracovníky
Řada lidí se u RPA obává, že je software připraví o práci. To je samozřejmě nesmysl – robotická automatizace se neobejde bez člověka, který ji nastaví pravidla procesů a bude následně dohlížet na její funkci. Vaši zaměstnanci pak na zavedení RPA naopak vydělají, neboť je software zbaví té úmornější části jejich práce a uvolní jim kapacitu pro důležitější či kreativnější úlohy.
Mýtus 3: RPE je bezchybný stroj
Jak vyplývá z výše uvedeného, efektivitu RPA přímo určuje kvalita nastavených pravidel. Pokud počítači zadáte neúplná nebo chybná pravidla, přinese vám robotická automatizace více škody než užitku. I proto se zavedení RPA neobejde bez analýzy podnikových procesů, na základě níž pak určíte procesy vhodné k automatizaci.
Co lze a nelze RPA svěřit?
Z podstaty výše řečeného je vám již asi jasné, že RPA má velmi daleko k všemocným počítačům ze světa science fiction a s velkou částí procesů si neporadí. Zároveň tu ale i velká množina úkonů, kde vám nasazení RPA přinese maximální užitek. Zde přichází na řadu věčná otázka – kam s ním?
O RPA jsme si popovídali také s odborníkem z praxe. Více v rozhovoru Proč se jako firma zajímat o RPA?
Kde vám RPA pomůže?
Procesy vhodné pro automatizaci by měly splňovat jednu nebo více z následujících podmínek:
- řídí se konkrétními pravidly a/nebo se pravidelně a bez větších změn opakují,
- jejich ruční zpracování je nudné, repetitivní a vzniká při něm vysoké riziko lidské chyby,
- měly by probíhat co možná nejrychleji a nejefektivněji.
V praxi vám tak RPA nejvíce pomůže například u následujících činností:
- vytěžování faktur a jejich zanesení do účetního systému,
- odesílání notifikací a upomínek zákazníkům,
- distribuce důležitých dokumentů a jejich přeposílání,
- aktualizace zákaznických údajů v CRM platformách,
- zpracování a přeposílání zákaznických požadavků,
- generování reportů a vizualizace dat,
- a mnoho dalších.
Na co je naopak RPA krátká?
Robotická automatizace procesů vám nepomůže u úkonů, pro které platí některý z následujících bodů:
- vyžadují lidský úsudek, interpretaci dat, rozhodování nebo emoční inteligenci,
- jsou nepravidelné, nestandardizované a vyžadují vždy trochu odlišný přístup,
- jsou velmi komplexní a proměnlivé v čase,
- potřebujete pro ně kreativitu, schopnost plánovat nebo schopnost vcítit se do jiného člověka,
- závisí na nepředvídatelných proměnných (typicky na jiných lidech),
- jsou jednorázové či se opakují jen velmi vzácně,
- a další podobné.
Uvedeno do praxe, RPA dejte stranou u následujících činností:
- práce v oblasti lidských zdrojů,
- manažerská činnost a strategické rozhodování,
- kreativní činnosti a inovace,
- plánování událostí či marketingových strategií,
- zákaznická podpora,
- nárazové či krizové činnosti,
- apod.
Největší přínosy RPA pro váš podnik
S vědomím toho, co RPA dokáže a co nikoliv, již můžeme poskládat dohromady konkrétní způsoby, jak vaší firmě RPA pomůže. A rozhodně toho není málo!
- Úspora času i nákladů: díky automatizaci podstatně zrychlíte všechny procesy svěřené RPA, což se odrazí ve významném zmenšení časových nároků na běžnou administrativu. Rovněž také ušetříte na nákladech, neboť si vystačíte s méně administrativními pracovníky.
- Zvýšení produktivity: s více času k dispozici mohou se mohou vaši lidé soustředit na důležitější či kreativnější činnosti a ve výsledku tak zvládnou za stejný čas daleko více práce než bez RPA.
- Odstranění chybovosti: bez ručního zpracovávání dokumentů a dat se již nemusíte obávat překlepů, zapomenutých upomínek, duplicit a dalších průvodních znaků závislosti na lidské práci. Vaši lidé budou při práci klidnější a firma již nebude riskovat svou reputaci u klientů.
- Flexibilita: RPA řešení jsou obvykle plně škálovatelná a snadno se tak přizpůsobí takřka jakémukoliv objemu práce. Při rozšiřování kapacit podniku či nárůstu administrativy tak již nemusíte nabírat nové lidi – stačí jen upravit nastavení RPA.
- Zvýšení kapacity podniku: kombinace všeho výše uvedeného zajistí, že vaše firma bez problémů zvládne odbavit více zakázek, obslouží více klientů a vyřídí daleko více požadavků než předtím. Zároveň vám také RPA otevře cestu pro nové možnosti, jako například automatické zasílání upozornění na stav objednávky nebo sledování pohybu zboží.
Máte zájem? Vyberte si!
Sečteno a podtrženo, RPA se rozhodně není třeba obávat. Naopak jde o velmi užitečného pomocníka schopného zastat daleko více práce než běžný smrtelník. Pokud byste se pak zeptali, kde můžete RPA hledat, i zde je odpověď zjevná – RPA je totiž obvykle pevnou součástí podnikových informačních systémů.
Pokud byste proto s vaší firmou rádi zařadili vyšší rychlostní stupeň, stačí navštívit webové stránky Seyforu a vybrat si některý z široké škály našich produktů. Nabízíme ERP řešení pro firmy všech oborů a velikostí, a jistě tak najdeme řešení i pro vás. RPA se například ve velké míře věnuje ERP systém Byznys.