Projektové řízení zahrnuje dlouhý seznam souběžných činností, které je třeba pro zdárné dokončení projektu vhodně koordinovat a monitorovat. To se neobejde bez objemné administrativy a nejedna firma tak uvítá možnost si s projekty ušetřit co nejvíce práce při zachování efektivity. Jedním z nejlepších způsobů je využití projektového řízení coby pevné součásti podnikového informačního systémem (ERP). Na to, co takové propojení obnáší a jaké jsou jeho přínosy, jsme se ptali obchodního ředitele ERP systému Byznys Matěje Štochla.
Co se pod pojmem „projektové řízení“ skrývá v kontextu ERP systémů a v čem spočívají výhody jeho propojení s ERP systémem?
Projektové řízení je soubor procesů spojený s řízením projektů. To přitom rozhodně nezahrnuje jenom plánování kapacit a jejich přidělení ke konkrétní zakázce nebo projektu. Ve skutečnosti se zde napříč životním cyklem daného projektu přidává i řada dalších procesů; kromě již zmíněného plánování zakázek jde třeba o fakturaci, kontrolu termínů, řízení workflow, reporting, výkaznictví a řadu dalších souvisejících aktivit.
Z toho vyplývá, že pokud je projektové řízení realizováno jako samostatná platforma, musí uživatelé řešit jeho propojení s podnikovým systémem, což může být v některých případech velice složité. S tím se samozřejmě pojí velké finanční a časové nároky, které přitom nezahrnují pouze samotnou implementaci. I během provozu totiž musíte řešit přenášení dat mezi oběma systémy, kdy se často nevyhnete ručnímu přepisování, duplicitám, nutnosti vést dvojí evidence a podobně.
Pokud ale využijeme projektové řízení, které je plnohodnotnou součástí ERP systému, získáme při řízení projektů přístup i ke všem jeho modulům. Naráz tak můžeme pro projekty využívat například ekonomické a reportovací moduly, údaje z CRM, výstupy ze skladového řízení, automatizaci rutinních procesů a podobně. Právě toto dle mého představuje největší přínos spojení projektového řízení a ERP systému – místo dvou oddělených řešení získáte pomyslné jedno tělo, kde pracujete se stejnými daty jako zbytek podniku.
Jak firmy podle vás poznají, že je na čase uvažovat o ERP systému zahrnujícím projektové řízení?
Typicky se tak stane ve chvíli, kdy daná podnikatelská činnost vstoupí na půdu složitějších projektů či jiných aktivit rozložených napříč delším časovým úsekem, kde je třeba řešit koordinaci více lidí a různých termínů. Samozřejmě ale závisí i na tom, kolik projektů daná firma za rok řídí – pokud se bavíme o jednom nebo dvou projektech za rok, tak ta potřeba projektového řízení není tak výrazná.
Pokud ale daný podnik řeší ročně desítky projektů, už musí koordinovat velké množství nejrůznějších vstupů, ať už lidských nebo kapacitních. Zároveň je třeba i řešit otázku, zda si zákazník přeje průběh projektu sledovat, jak monitorovat výnosnost dané zakázky, jak projekt správně vyfakturovat a podobně. Zejména fakturace zní v tomto kontextu jako samozřejmost, ale už jsme se v praxi setkali s řadou případů, kdy firma projekt zdárně dokončil, ale některé části zůstaly nevyfakturované. Důvod byl přitom prostý – daný podnik na to jednoduše neměl stanovený proces. Firmám mohou takto utíkat nemalé peníze.
Kterých firem se toto týká nejvíce?
Obecně řečeno se jedná o podniky, které pracují ve službách, mají řádově desítky až stovky projektů a potřebují tyto projekty koordinovat. Pokud pak zároveň tyto firmy chtějí u jednotlivých projektů sledovat i výnosnost a monitorovat jejich průběh skrze reporting, na rovinu bych jim projektové řízení doporučil.
Na druhou stranu tu ale jsou samozřejmě i firmy, u kterých projektové řízení takového rozsahu nedává smysl. Například podniky, které mají naprostou většinu příjmů z e-shopového prodeje, by projektové řízení neměly jak využít.
Co v tomto ohledu nabízí ERP systém Byznys?
Projektové řízení je v rámci Byznysu k dispozici v podobě vlastního modulu, který jsme navrhli jako komplexní balík všeho, co mohou firmy k řízení projektů potřebovat. Patří sem definování projektů, plánování kapacit, plánování a sledování výnosů, hlídání fakturačních milníků, sledování termínů a podobně. Zjednodušeně řečeno, modul pokrývá všechny fáze projektu od prvotního kontaktu přes rozplánování kapacit a vykazování jednotlivých milníků až po úspěšné uzavření projektu a jeho kompletní vyfakturování.
Celý tento modul pak samozřejmě plně komunikuje se všemi ostatními moduly Byznysu – finance, CRM, správa dokumentů, účetnictví, reporting a podobně, to všechno v rámci jednoho komplexního řešení. V každé fázi tak máte vždy k dispozici relevantní a kompletní data bez toho, abyste je museli odkudkoliv přenášet nebo kopírovat. Právě o tomhle jsem hovořil na začátku, když jsem zmiňoval ono pomyslné „jedno tělo“. Byznys je přesně něco takového.
A jaký je ten hlavní důvod, proč by si měli zákazníci pořídit právě Byznys?
Kromě oné integrace, o které jsem již mluvil, je to především široká flexibilita celého systému. Jsme si totiž vědomí toho, že žádné dvě firmy nejsou stejné, a to ani v rámci jednoho oboru. Každý podnik má vlastní potřeby, specifika i procesy. Někdo klade větší důraz na řízení procesů, někdo se soustřeďuje na koordinaci dodávek a objednávek, jiný podnik potřebuje pracovat s rozsáhlým sortimentem položek, zatímco třeba IT firmy zajímá hlavně alokace kapacit.
Byznys jsme proto navrhli tak, aby se dokázal přizpůsobit jakékoliv firmě a jejím potřebám. Kromě výběru modulů je tato tvárnost systému zajištěna především širokými možnostmi úprav na míru. Není přitom nutné případné úpravy řešit na programátorské úrovni; pro tyto účely má Byznys speciální vývojovou vrstvu, kde naši konzultanti zvládnou danou funkcionalitu nebo nástroj „přiohnout“ na míru přímo v sídle zákazníka. To osobně vnímám jako největší výhodu Byznysu – že se vždy přizpůsobíme a zvládneme to i bez složitého kódování.
Vedle samotného systému si ale zakládáme i na lidském jednání – ostatně naším mottem je „Péče je náš Byznys,“ což pro nás znamená, že se klientovi věnujeme nejen před implementací a během ní, ale také dlouhé roky po ní. Během implementace u klienta naši konzultanti aktivně spolupracují a přispívají radami a tipy z vlastní praxe, zatímco po implementaci jsou k dispozici ohledně případného dalšího rozšiřování Byznysu. Bez nadsázky můžu říci, že v Byznysu s klienty počítáme klidně i na deset a více let.
Mohl byste uvést nějaké praktické příklady toho, jak Byznys firmám pomáhá?
Určitě. Jedním z nejlepších příkladů je třeba česká firma Montáže Brož, která instaluje automatizované regálové systémy ve velkých distribučních centrech po celém světě. Jde o velmi specifickou činnost, kdy na jednom projektu pracuje klidně i 200 lidí a u každého z nich je třeba kromě náčiní a materiálu zařídit i školení, certifikace, pracovní povolení a řadu dalších věcí. Jelikož pak má firma zákazníci z 30 zemí světa, k tomu všemu se přidávají ještě cestovní povolení, zdravotní dokumenty, nejrůznější pojištění a tak dále.
Dříve na řízení tohoto všeho firma používala Excel, což ale po expanzi do zahraničí přestalo rychle stačit. Proto se obrátili na nás s tím, že nejvíce se jim zalíbila právě provázanost jednotlivých modulů a možnosti zákaznických úprav. Domluvili jsme se, v roce 2015 byl v Montážích Brož spuštěn Byznys a od té doby s jeho pomocí řídí nejen plánování projektů, ale také nábor zaměstnanců, sledování kapacit, mzdy a odměny či třeba správu důležitých dokumentů. Jelikož si pak firma objednala i webovou aplikaci Byznys Online, mají zaměstnanci firmy vše výše uvedené dostupné online.
Případně můžu jmenovat i českou IT firmu Datasys, které Byznys umožnil sjednotit deset oddělených aplikací do jednoho systému. Díky tomu výrazně zvýšili efektivitu řízení projektů a denně tak díky Byznysu šetří velké množství času. Ostatně sami představitelé Datasysu se nechali slyšet, že když si chtějí zobrazit faktury nebo zkontrolovat náklady oproti rozpočtu, stačí jim na to pár kliknutí.
Pokud se nějaká firma na základě výše uvedeného rozhodne si Byznys pořídit, co ji čeká za kroky?
Úplně na začátku se s daným klientem potkáme přímo v jeho sídle a v rámci osobního jednání s ním probereme jeho potřeby a očekávání. To je důležité, protože pod pojmem „projektové řízení“ si každý klient představí něco trochu jiného a je proto nutné se na začátku sladit. Rovněž s ním probereme i to, zda potřebuje všechny moduly nebo jen některé, případně s jakými externími řešeními chce Byznys propojit. V této fázi často jezdíme s potenciálními zákazníky i na „poznávací zájezdy“ k referenčním klientům, kde může zájemce vidět Byznys v praxi a ověřit si, že je to pro něj to správné řešení.
Když pak klient řekne: „Tohle je přesně to, co potřebuji,“, tak spolu sepíšeme smlouvu a po ní se naši konzultanti pustí do analýzy. To obnáší prozkoumáni procesů spojených s ERP systémem i projektovým řízením v rámci dané firmy.
Jak dlouho taková analýza probíhá?
To je silně individuální, protože závisí na více faktorech – jestli je to nový zákazník nebo „jen“ rozšíření stávající instalace Byznysu, o jak velké firmě se bavíme, co po nás zákazník chce a podobně. Kdybych měl uvést nějaké číslo, tak u v průměru analýza zabere zhruba 3 měsíce. Během této doby se zákazníkem neustále komunikujeme, probíráme s ním jednotlivé fáze, a nakonec přejdeme na samotnou implementaci.
Co obnáší implementace?
Kromě samotného nasazení systému se naši konzultanti postarají i o zaškolení uživatelů a dohlédnou na to, aby klient dokázal potenciál systému využít. Po dokončení implementace a předání systému do ostrého provozu pak ještě dohlédneme na adaptaci a následně přejdeme na dlouhodobý pravidelný dohled nad provozem. Zde mají klienti kromě technické podpory k dispozici i přiděleného konzultanta, se kterým kromě provozních záležitostí řeší i případné rozšiřování o nové funkce.
A co by podle vás klienti neměli ohledně implementace podcenit?
Je toho více – před nějakou dobou jsme dokonce sepsali i příručku všeho, na co si při implementaci Byznysu i jakéhokoliv jiného ERP systému dát pozor. Kdybych z toho měl vybrat něco opravdu důležitého, určitě bych doporučoval nepodcenit zadání a vyhradit si na implementaci dostatek času. ERP systém je totiž dlouhodobá záležitost, nikoliv jen momentální náplast na problémy firmy. Zní to samozřejmě, ale najde se řada firem, které tuto fázi podcenily a výsledkem byl systém, který neplnil své poslání a ve výsledku tak způsobil více škody než užitku.
Klient by měl přesně vědět, co po podnikovém systému chce a s jakými překážkami by mu měl umět pomoci. Během analýzy by měl aktivně spolupracovat s konzultanty, protože ti nikdy nebudou znát danou firmu tak dobře jako její zaměstnanci. Rovněž platí, že všichni zúčastnění by měli mít dostatek času i rozhodovacích pravomocí, aby vše probíhalo plynule a nenaráželi jsme na nějaké administrativní překážky. Zjednodušeně řečeno – implementace by se měla stát pro firmu prioritou, neboť jde o velmi významný krok ovlivňující blízkou i vzdálenější budoucnost firmy.
O ERP systému Byznys
Byznys je robustní podnikový informační systém vyvíjený v Příbrami, který je na trhu k dostání již od roku 1991. Během té doby se z garážové firmy Byznys vypracoval až na pozici dodavatele jednoho z nejvyspělejších ERP řešení na tuzemském trhu, který si získal důvěru stovek zákazníků napříč obory a umožnil jim sjednotit všechny podnikové agendy do jediného řešení. Kromě stability a výkonu si Byznys zakládá i na velké flexibilitě, kdy se systém díky výběru modulů a možnostem zákaznických úprav snadno přizpůsobí jakémukoliv podniku.