Výběr a implementace nového ERP systému může zásadně ovlivnit chod vaší firmy. Projektová manažerka Andrea Formánková s dlouholetými zkušenostmi nám poskytla cenné rady, jak správně vybírat a co dělat, aby implementace ERP systému proběhla hladce.
Význam ERP systémů v dnešní době
ERP systémy patří mezi základní stavební kameny úspěšného podnikání. Spojení různých podnikových procesů a oddělení pod jednu střechu může firmám přinést řadu výhod. Jaké jsou hlavní aspekty, které zdůrazňují význam ERP systémů v moderním podnikatelském světě?
Integrace podnikových procesů
ERP systémy nabízejí centralizovanou databázi, která integruje různé podnikové procesy, od účetnictví a řízení lidských zdrojů až po řízení zásob a výroby.
Optimalizace a automatizace procesů
ERP systémy zajistí méně manuálních chyb, rychlejší reakce na změny a zefektivnění procesů jsou jen některé z výhod.
Lepší rozhodování na základě dat
Manažeři mohou díky centralizované databázi a nástrojům pro reporting a analýzu v reálném čase získávat cenné informace o výkonnosti firmy, trendech a možných rizicích.
Zvýšená konkurenceschopnost
Díky ERP systému lze rychleji reagovat na tržní výzvy a přizpůsobovat se novým podmínkám.
„Často se nás zákazníci ptají, který systém je nejlepší, a doufají, že jim to usnadní výběr. Na to ale neexistuje jednoznačná odpověď. Každý totiž od ERP systému očekává něco jiného,” upozorňuje hned v úvodu Andrea.
Jak tedy na to?
Cenné rady od projektové manažerky při výběru a implementaci ERP systému
1. Neexistuje dobrý nebo špatný podnikový systém
„Je potřeba, aby si každá firma vybrala takové řešení, které bude splňovat její požadavky a vyhovovat konkrétním potřebám jejího byznysu a firemních procesů. Pokud pak tvrdí, že systém, který využívá, je špatný, chyba je spíš v tom, že si daná firma špatně vybrala, neumí nástroj správně používat nebo prostě už vyrostla a to, co jí vyhovovalo před 10 lety, už dnes v nové situaci nestačí.“
Jak tedy identifikovat potřeby vaší firmy co nejlépe?
- Analýza podnikových procesů: Před výběrem ERP systému proveďte důkladnou analýzu svých podnikových procesů a identifikujte oblasti, kde je potřeba zlepšení nebo automatizace.
- Zapojení klíčových stakeholderů: Diskutujte s manažery různých oddělení a s koncovými uživateli, což pomůže identifikovat klíčové požadavky na nový systém.
- Stanovení dlouhodobých cílů: Držte se dlouhodobých cílů a strategií vaší firmy.
2. Implementace vyžaduje součinnost obou stran a čas
„Výběru nového ERP systému věnují firmy spoustu času, ale když přijde na řadu jeho nasazení, přejdou často do pozice ‚tak už nám to rychle nasaďte, ať to můžeme začít používat‘. A to je ta největší chyba. Implementace vyžaduje součinnost obou stran, tedy dodavatele i firmy, která systém pořizuje. Dodavatel je ten, kdo bude celý proces implementace koordinovat a systém nasadí. Uživatelé si musí udělat dostatek času na spolupráci při nastavení a účast na školeních,” upozorňuje Andrea.
Pokud má tedy firma implementaci nového softwaru zvládnout co nejlépe, je potřeba si na to vytvořit dostatečný časový prostor. Řešte přechod na nový systém v čase mimo hlavní sezonu.
3. Implementací to v žádném případě nekončí
„Jak už jsem řekla před chvílí, dodavatel ERP systému je partner na dlouhé roky, takže implementací to v žádném případě nekončí. Vlastně je to teprve začátek, s mnoha našimi zákazníky udržujeme trvalý kontakt. Naším cílem je mít dlouhodobě spokojené uživatele a tomu odpovídá nabídka našich služeb. Pokud se zákazník nechce o své Money ERP starat sám, může si vybrat individuální služby osobního konzultanta. Může i využívat klasický hotline, objednat si školení nebo jakékoli konzultace či servis,” komentuje Andrea, jak to funguje v případě informačního systému Money ERP.
4. Myslete na dlouhodobý užitek
„Změna podnikového systému je ideální příležitostí i na úpravu a zlepšení samotného fungovaní firmy, zamyšlení se nad tím, kam se má společnost posunout za 5–10 let a co by tedy v ideálním případě měl nový systém splnit, aby jeho nasazení přineslo firmě dlouhodobý užitek. Při výběru nového řešení je tedy dobré nesoustředit se jen na aktuální stav a ‚bolesti‘ současného softwaru, ale i na rozvoj do budoucna,” nabádá Andrea.
Na trhu dnes existuje řada systémů, které jsou velmi flexibilní a dokážou reagovat na měnící se potřeby svých uživatelů. Zohledněte při výběru nového ERP systému kritérium možného rozšíření do budoucna.
Přečtěte si celý rozhovor nebo si stáhněte inspirativní e-book Jak vybrat ERP systém.
Nebojte se! I vy to snadno zvládnete
Výběr ERP systému není jen technickým rozhodnutím. Je to strategické rozhodnutí, které může mít významný dopad na budoucí výkonnost a růst firmy. Důkladná příprava, analýza, zapojení klíčových stakeholderů jsou nezbytné pro úspěšný výběr ERP systému a čas a ochota výrazně ovlivní jeho implementaci.
