Bioenergo – Komplex, expert na lisovanie olejnín a výrobu zelenej energie, čelil pri svojom raste novým výzvam. Hromadiaca sa administratíva stála množstvo času i energie. Riešenie našli v prepojení overeného Money ERP s nástrojom Datarios.
Prekonanie administratívnej záťaže
S mesačným prílevom až 300 faktúr sa Bioenergo – Komplex ocitlo na pokraji udržateľnosti. Manuálne spracovanie bolo zdĺhavé a často dochádzalo k chybám. Vyžadovalo si to prepisovanie údajov zo systému do systému ako aj tlač potrebných dokumentov do papierovej podoby. Rozhodli sa preto automatizáciu.
„Vedel som, že vo firmách práve nastáva boom nástrojov, ktoré automaticky vyčítajú dáta z faktúr, aby ich zamestnanci nemuseli prepisovať. Preto som sa začal po podobnom riešení obzerať,“ vysvetľuje Jan Šimon, výkonný riaditeľ Bioenergo – Komplex.
Po dôkladnom prieskume trhu padla voľba na Datarios. Kľúčovým faktorom bola bezproblémová integrácia s podnikovým informačným systémom Money ERP, ktorý firma využíva už 12 rokov.
Automatizácia začína už v zbernej e-mailovej schránke
Prvým krokom automatizovaného procesu schvaľovania faktúr bolo zavedenie špeciálneho zberného e-mailu, kam posielajú faktúry všetci dodávatelia. Datarios automaticky spracúva tieto faktúry a pripravuje ich na zaúčtovanie v Money ERP. Tento krok výrazne zrýchlil celý proces a eliminoval potrebu manuálnej práce. Po prijatí faktúry systém Datarios vyčíta údaje a pošle ich na schválenie príslušným oddeleniam.
„Schvaľovací proces sa enormne zrýchlil. Predtým prišla faktúra a vedel som, že bude trvať 3 dni, než sa dostane do systému. Dnes sa za hodinu pozriem a mám ju v účtovníctve,“ hovorí Jan Šimon. Schvaľovatelia dostávajú notifikácie, takže nemusia pravidelne kontrolovať systém. To umožňuje schvaľovanie odkiaľkoľvek, bez potreby tlače a fyzického obiehania dokumentov.
TIP: O prepojení ERP systémov s riešeniami tretích strán porozprával aj odborník z Money ERP Stanislav Grela. Prečítajte si viac.
Prečo sa oplatí investovať do automatizácie faktúr
Money ERP vďaka Datariosu nezostáva len pri základnom spracovaní. Systém dokáže predvyplniť predkontácie pri opakujúcich sa režijných faktúrach. Po schválení sa dokumenty bezpečne archivujú v oboch systémoch – Money ERP aj Datarios.
Možnosť rozšírenia Money ERP o Datarios priniesla firme významné benefity:
- automatizácia 300 faktúr mesačne,
- skrátenie doby schválenia z 3 dní na pár hodín,
- úspora približne 400 € mesačne na administratívnych nákladoch.
„Zapojenie Datariosu do Money ERP bol jednoznačne krok správnym smerom. Zrýchlenie schvaľovacích procesov a úspora na administratíve sú pri našom počte prijatých dokladov veľmi výrazné,“ uzatvára výkonný riaditeľ spoločnosti Jan Šimon.
Nechajte sa inšpirovať celým príbehom automatizácie procesov v spoločnosti Bioenergo-Komplex - spokojným zákazníkom Money ERP.
