Začiatky podnikania nebývajú prechádzkou ružovou záhradou. Naozaj dobrá príprava vám ale poskytne základ pre úspešný štart podnikania. Takáto príprava zahŕňa nielen prieskum trhu, počiatočné investície a rezervy, ale treba myslieť aj na nástroje, ktoré budú v podnikaní vaším každodenným spoločníkom a pomocníkom.
Ak sa púšťate do podnikania, musíte myslieť na to, že ako podnikateľovi vám zo zákona vyplývajú určité povinnosti. Jednou zo základných povinností podnikateľa je viesť účtovníctvo. Aké sú možnosti, ak sa chcete vyhnúť neprehľadným tabuľkám, preplneným priečinkom a zároveň pracovať v súlade s platnou legislatívou?
Vedenie účtovníctva
Vedenie účtovníctva nie je len nudnou zákonnou povinnosťou, podnikateľ má vďaka nemu prehľad o nákladoch a výnosoch, čo mu uľahčuje riadiť podnikanie. Na trhu je už dnes množstvo inteligentných nástrojov, ktoré za vás dokážu odviesť väčšinu rutinnej práce a ušetriť váš čas.
V ponuke dodávateľov nájdete množstvo fakturačných aplikácií aj účtovných softvérov. Malí začínajúci živnostníci, ktorí spočiatku potrebujú riešiť výhradne faktúry, zvyčajne hľadajú lacné a ľahko ovládateľné riešenia.
Radi preto siahajú po fakturačných aplikáciách, vďaka ktorým nemusia riešiť nákup softvéru ani žiadnu inštaláciu do svojho zariadenia. Vystačia si aj s riešením v podobe fakturačnej aplikácie, akou je napríklad iDoklad. Jeho veľkou výhodou je, že ak váš účtovník používa Money S3, vie si faktúry jednoducho z iDokladu stiahnuť. Vy teda nemusíte chodiť za účtovníkom osobne a nosiť mu krabice plné faktúr.
Ak zamestnávate okrem seba aj ďalších ľudí, spracovávate mzdy či potrebujete viesť sklad a zároveň si vediete účtovníctvo interne, fakturačná aplikácia vám už stačiť nebude. Vtedy je čas prejsť na účtovný softvér alebo začať premýšľať o podnikovom informačnom systéme.
Účtovný systém ale nájde uplatnenie aj vo firme, ktorej spracováva účtovníctvo externý účtovník. Uľahčí jej totiž predanie faktúr externému účtovníkovi a zároveň môže využívať jeho rozšírené funkcie ako sklad, mzdy a pod.
Ako si vybrať účtovný nástroj?
Ako si ale vybrať spomedzi veľkého množstva účtovných softvérov ten správny? Ak hľadáte riešenie, ktoré chcete používať niekoľko rokov, príprava na výber a samotný výber vhodného softvéru je jedným z najdôležitejších krokov. Pokiaľ mu nebudete venovať dostatočnú prípravu, môže vám narobiť viac problémov ako úžitku.
Každý účtovný systém obsahuje základné funkcie, ktoré si môžete podľa potrieb doplniť voliteľnými modulmi. Každý z nich vás bude niečo stáť, a tak je dobré zvážiť, ktoré funkcie naozaj potrebujete, aby ste neplatili za niečo, čo ani nebudete používať. Keď príde čas a vaša firma opäť podrastie, kedykoľvek si môžete potrebné funkcie dokúpiť.
Pri výbere účtovného systému zohľadnite:
- do akej kategórie podnikateľov patríte z pohľadu vedenia účtovníctva – či budete viesť daňovú evidenciu, jednoduché účtovníctvo alebo podvojné účtovníctvo,
- aké sú vaše možnosti investície do softvéru,
- veľkosť vašej firmy a počet používateľov, ktorí budú v systéme pracovať,
- požiadavky na účtovný systém,
- referencie dodávateľov jednotlivých systémov a ich históriu.
Ako si vybrať dodávateľa účtovného softvéru?
Výber dodávateľa riešenia je rovnako dôležitý, ako stanovenie si požiadaviek na samotný systém. Nevyberajte neuvážene a ani podľa toho, čo používa váš známy. Urobte si poriadny prieskum a zodpovedzte si nasledujúce otázky:
- Je daný dodávateľ overený?
- Ako hodnotia dodávateľa a jeho riešenia firmy s podobným zameraním, aké má tá moja?
- Aké sú možnosti podpory? Budú mi k dispozícii konzultanti, zákaznícka podpora, aktuálny blog s novinkami a návodmi?
- Môžem si vyskúšať verziu softvéru zadarmo?
- Koľko ma bude stáť softvér, vrátane predimplementačnej analýzy, implementácie, licencií, aktualizácií a pod.?
Možnosť vyskúšať si demoverziu je na nezaplatenie. Dopredu vidíte, v akom prostredí budete pracovať a v prípade, že vám nesadne, môžete si vyskúšať iné riešenie. Ak naopak splní vaše požiadavky, môžete plynule prejsť na ostrú verziu.
Takúto možnosť ponúka napríklad účtovný a skladový program Money S3, ktorý si môžu zákazníci vyskladať podľa svojich potrieb. Ideálnym riešením pre drobných živnostníkov a podnikateľov je na začiatok bezplatná verzia Money S3 Štart, v rámci ktorej môžu využívať všetky moduly aj nové funkcie. Jej používanie je limitované počtom dokladov a jednou pracovnou agendou. Ak narazíte na niektorý z limitov, môžete prejsť na ktorýkoľvek platený komplet a v práci pokračovať bez obmedzení ďalej.
Výhody podnikania s účtovným systémom:
- práca v súlade s platnou legislatívou,
- pravidelné aktualizácie,
- zákaznícka podpora,
- intuitívne používateľské prostredie,
- možnosť napojenia na ďalšie riešenia – aplikácie, e-shop, informačný systém,
- možnosť prispôsobiť si systém na mieru podľa aktuálnych požiadaviek.
Kedy je čas začať uvažovať o podnikovom informačnom systéme?
Účtovný softvér využívajú zvyčajne menšie firmy, a to predovšetkým na vedenie účtovníctva. Ak ale firma začne rásť, rozširovať agendu, začne riešiť zložité procesy, viacero e-shopov s tisíckami položiek – inými slovami v rámci vášho podnikania musíte riešiť čoraz náročnejšie operácie a procesy, je čas na podnikový informačný systém. V ideálnom prípade ešte skôr, ako sa dostanete do bodu, kedy začnete strácať prehľad o dianí vo firme.
ERP systém dokáže zjednotiť všetky podnikové procesy pod jednu strechu, výhodou čoho je, že nemusíte mať viacero špecializovaných systémov (personálny, skladový, logistický, fakturačný systém a pod.) a informácie uložené na rôznych miestach, ktoré navzájom nekomunikujú, nie sú prepojené.
Výhody, ktoré firmám prináša ERP systém:
- zjednotenie procesov do jedného riešenia: účtovníctvo, skladové hospodárstvo, ľudské zdroje, workflow a pod.,
- automatizácia rutinných procesov – zbaví zamestnancov prebytočnej administratívy,
- prístup k dátam kedykoľvek a odkiaľkoľvek,
- prehľad o výkonnosti jednotlivých oddelení a výkonnosti firmy,
- kvalitné analýzy a reporting.
Podnikový informačný systém dokáže firmám vďaka prepojiteľnosti a automatizovaným procesom ušetriť množstvo času aj nákladov. Ale tak, ako pri výbere účtovného systému, aj tu platí, že by ste jeho výber nemali podceniť. Všetko, čo potrebujete vedieť o ERP systémoch, nájdete v jednom e-booku.