Dnešný svet je plný informácií v neustálom pohybe. Ak chcete byť efektívni a spokojní, je dôležité mať stratégie a nástroje na sledovanie a organizáciu informácií. Jedným zo špičkových nástrojov, ktoré vám pri tejto úlohe pomôžu, je Microsoft Lists. Táto aplikácia je súčasťou služby Microsoft 365 a je oveľa viac ako len zoznamom úloh.
Microsoft Lists – popis aplikácie v skratke
Ide o nástroj, ktorý umožňuje používateľom vytvárať a spravovať rôzne typy zoznamov. Funguje v cloude a v ekosystéme Microsoft a je dostupný na niekoľkých miestach – po prihlásení vo webovom prehliadači, v samostatnej mobilnej aplikácii, ale aj v Teams a SharePointe.
Práca na najrôznejších úlohách a projektoch je každodenná rutina moderného života. Práve na jej organizáciu je Lists stvorený. Okrem toho dovoľuje sledovať najrôznejšie inventáre, kontakty a mnohé ďalšie, a tak vnášať poriadok do podnetov pracovných aj osobných. Jeho podstata je veľmi jednoduchá, ale funkčná – funguje na princípe skutočných zoznamov a ich položiek, ktoré možno upravovať, sledovať ich stav a vykonávať s nimi rôzne akcie, napríklad ich priraďovať iným osobám a nechávať si o nich posielať automatické upozornenia.
TIP: Microsoft Lists je súčasťou balíka Microsoft 365 a možno ho nájsť v ponuke aplikácií.
Ako sa Microsoft Lists používa
Práca s nástrojom je veľmi jednoduchá a intuitívna. Používatelia môžu vytvárať nové zoznamy alebo upravovať existujúce pomocou preddefinovaných šablón. Možno tiež vytvárať šablóny vlastné.
Rozhranie Microsoft Lists a možnosti pre vytváranie nových zoznamov
Každý zoznam sa skladá z položiek, ktoré sa dajú organizovať do mnohých kategórií (napr. status, priorita alebo dátum dokončenia). Položka ako taká má rôzne atribúty, okrem názvu samozrejme aj popis či možnosť priradenia ďalšieho používateľa (k zoznamom totiž môžu pristupovať ďalší ľudia a mať k nim rôzne práva) či naplánovanie termínu.
Microsoft Lists môžete v rámci firmy využiť na mnoho spôsobov
Všetky podporujú lepšie fungovanie a efektivitu. Tu sú niektoré z možností:
- Správa projektov: Pre každý projekt môžu používatelia vytvárať zoznamy s položkami a v ich rámci priraďovať úlohy a sledovať ich stav. Všetci členovia tímu sa ľahko zapoja vďaka zdieľaniu.
- Správa inventára: Skvelý je tiež na vytváranie zoznamov v podobe súpisov a zoznamov majetku a jednoduché hodnotenie ich stavu. Môže tak pomôcť napríklad pri správe zásob a plánovaní nákupov.
- Správa kontaktov: Jedným z vôbec najzákladnejších zoznamov je zoznam kontaktov. V tejto aplikácii môžete prirodzene vytvárať aj tie a opierať o ne komunikáciu s partnermi a zákazníkmi.
- Správa úloh: V rámci firmy môžete riešiť nielen komplexné projekty, ale aj jednotlivé a drobnejšie úlohy. Microsoft Lists s nimi vie asistovať tak, aby bolo ich plnenie efektívnejšie a transparentnejšie.
- Sledovanie reklamácií: Používatelia môžu vytvárať zoznamy s položkami na reklamácie a sledovať stav aj riešenie. Vo výsledku účinne zlepšujú kvalitu produktov a služieb pri riešení problémov zákazníkov.
Integrácia s ďalšími produktmi ako samozrejmosť
Prepojenie s inými aplikáciami a nástrojmi od Microsoftu umožňuje prepojiť a zdieľať dáta medzi nimi a výrazne zjednodušiť rôzne procesy. Nižšie uvádzame niektoré z možností integrácie:
- Teams: Umožňuje pridávať zoznamy a položky do tímových kanálov. Spolupráca je tak zase o trochu dostupnejšia.
- Planner: Zjednotenie týchto dvoch aplikácií vedie k väčšiemu prehľadu a jednoduchšej správe jednotlivých taskov.
- Power Apps: Táto integrácia poslúži na vytváranie vlastných aplikácií a formulárov, ktoré môžu byť prepojené s dátami v zozname.
- Excel: Priaznivcov tabuliek poteší možnosť exportovať dáta zo zoznamu do Excelu a pracovať s nimi ďalej.
- SharePoint: Veľmi praktická je aj funkcia zdieľanie zoznamov a položiek s ostatnými používateľmi v rámci organizácie práve touto cestou.
TIP: Extra prínosná je kompatibilita s Kalendárom.
Organizovanie a sledovanie informácií nielen v práci, ale aj v osobnom živote
Súboj s časom a o našu pozornosť hráme neustále. Microsoft Lists sa hodí takmer kedykoľvek a nahradí poznámkové bloky aj iné náhodné spôsoby plánovania vecí. Jeho veľkou výhodou je, že pomáha nezabúdať a má široké možnosti využitia.
Poslúži ako pokročilý zoznam nákupov, do ktorého je možné pridať napríklad ceny, poznámky a ďalšie informácie. Pomôže vám mať povedomie o tom, čo je potrebné obstarať a zároveň mať výdavky pod kontrolou. Zoznamy sa aj v personálnej rovine hodia na plánovanie úloh, ako je upratovanie, najrôznejší pravidelný servis a podobne. Nástroj vám ale spoľahlivo pripomenie napríklad všetky sviatky, výročia a nutnosť nákupu odpovedajúcich darčekov.
Chceli by ste byť viac organizovaní? Ak ste prihlásení do účtu Microsoft 365, nahliadnite medzi aplikácie a poďte ho hneď vyskúšať! Samozrejme vám radi pomôžeme s čímkoľvek ohľadom licencií a školení Microsoft 365, stačí nás len kontaktovať.