Výber a implementácia nového ERP systému môže zásadne ovplyvniť chod vašej firmy. Projektová manažérka Andrea Muchová s dlhoročnými skúsenosťami nám poskytla cenné rady, ako správne vyberať a čo robiť, aby implementácia ERP systému prebehla hladko.
Význam ERP systémov v dnešnej dobe
ERP systémy patria medzi základné stavebné kamene úspešného podnikania. Spojenie rôznych podnikových procesov a oddelení pod jednu strechu môže firmám priniesť mnoho výhod. Aké sú hlavné aspekty, ktoré zdôrazňujú význam ERP systémov v modernom podnikateľskom svete?
Integrácia podnikových procesov
ERP systémy ponúkajú centralizovanú databázu, ktorá integruje rôzne podnikové procesy od účtovníctva a riadenia ľudských zdrojov až po riadenie zásob a výroby.
Optimalizácia a automatizácia procesov
ERP systémy zaistia menej manuálnych chýb, rýchlejšie reakcie na zmeny a zvýšenie efektivity procesov, čo sú len jedny z výhod.
Lepšie rozhodovanie na základe dát
Manažéri môžu vďaka centralizovanej databáze a nástrojom na reporting a analýzu v reálnom čase získavať cenné informácie o výkonnosti firmy, trendoch a možných rizikách.
Zvýšená konkurencieschopnosť
Vďaka ERP systému možno rýchlejšie reagovať na trhové výzvy a prispôsobovať sa novým podmienkam.
„Často sa nás zákazníci pýtajú, ktorý systém je najlepší, a dúfajú, že im to uľahčí výber. Na to ale neexistuje jednoznačná odpoveď. Každý totiž od ERP systému očakáva niečo iné,“ upozorňuje hneď na úvod Andrea.
Ako teda na to?
Cenné rady od projektovej manažérky pri výbere a implementácii ERP systému
1. Neexistuje dobrý ani zlý podnikový systém
„Je potrebné, aby si každá firma vybrala také riešenie, ktoré bude spĺňať jej požiadavky a vyhovovať konkrétnym potrebám jej biznisu a firemných procesov. Ak tvrdí, že systém, ktorý používa, je zlý, chyba je zrejme v tom, že daná firma si nesprávne vybrala, nevie nástroj správne používať alebo jednoducho už vyrástla a to, čo jej vyhovovalo pred 10 rokmi, už dnes v novej situácii nestačí.“
Ako teda identifikovať potreby vašej firmy čo najlepšie?
- Analýza podnikových procesov: Pred výberom ERP systému vykonajte dôkladnú analýzu svojich podnikových procesov a identifikujte oblasti, kde je potrebné zlepšenie alebo automatizácia.
- Zapojenie kľúčových stakeholderov: Diskutujte s manažérmi rôznych oddelení a s koncovými používateľmi, čo pomôže identifikovať kľúčové požiadavky na nový systém.
- Stanovenie dlhodobých cieľov: Držte sa dlhodobých cieľov a stratégií vašej firmy.
2. Implementácia vyžaduje súčinnosť oboch strán a čas
„Výberu nového ERP systému venujú firmy veľa času, ale keď príde na rad jeho nasadenie, často prejdú do pozície ‚tak už nám to rýchlo nasaďte, nech to môžeme začať používať‘. A to je tá najväčšia chyba. Implementácia vyžaduje súčinnosť oboch strán, teda dodávateľa aj firmy, ktorá systém obstaráva. Dodávateľ je ten, kto bude celý proces implementácie koordinovať a systém nasadí. Používatelia si musia urobiť dostatok času na spoluprácu pri nastavení a účasti na školeniach,“ upozorňuje Andrea.
Ak má teda firma implementáciu nového softvéru zvládnuť čo najlepšie, je potrebné vytvoriť si na to dostatočný časový priestor. Riešte prechod na nový systém v čase mimo hlavnú sezónu.
3. Implementáciou sa to v žiadnom prípade nekončí
„Ako som už povedala pred chvíľou, dodávateľ ERP systému je partner na dlhé roky, takže implementáciou sa to v žiadnom prípade nekončí. Vlastne je to ešte len začiatok, s mnohými našimi zákazníkmi udržiavame trvalý kontakt. Naším cieľom je mať dlhodobo spokojných používateľov a tomu zodpovedá ponuka našich služieb. Ak sa zákazník nechce o svoje Money ERP starať sám, môže si vybrať individuálne služby osobného konzultanta. Môže tiež využívať klasický hotline, objednať si školenie alebo akékoľvek konzultácie či servis,“ komentuje Andrea, ako to funguje v prípade informačného systému Money ERP.
4. Myslite na dlhodobý úžitok
„Zmena podnikového systému je ideálnou príležitosťou aj na úpravu a zlepšenie samotného fungovania firmy, zamyslenie sa nad tým, kam sa má spoločnosť posunúť o 5 až 10 rokov a čo by teda v ideálnom prípade mal nový systém splniť, aby jeho nasadenie prinieslo firme dlhodobý úžitok. Pri výbere nového riešenia je preto dobré nesústrediť sa len na aktuálny stav a ‚bolesti‘ súčasného softvéru, ale aj na rozvoj do budúcna,“ nabáda Andrea.
Na trhu dnes existuje mnoho systémov, ktoré sú veľmi flexibilné a dokážu reagovať na meniace sa potreby používateľov. Zohľadnite pri výbere nového ERP systému kritérium možného rozšírenia do budúcna.
Prečítajte si celý rozhovor alebo si stiahnite inšpiratívny e-book Ako vybrať ERP systém.
Nebojte sa! Aj vy to ľahko zvládnete
Výber ERP systému nie je len technickým rozhodnutím. Je to strategické rozhodnutie, ktoré môže mať významný dopad na budúcu výkonnosť a rast firmy. Dôkladná príprava, analýza, zapojenie kľúčových stakeholderov sú nevyhnutné na úspešný výber ERP systému a čas a ochota výrazne ovplyvnia jeho implementáciu.
