Keď neziskovej organizácii Človek v ohrození začala administratíva prerastať cez hlavu, rozhodla sa zaobstarať si ERP systém Money S4. Vďaka nemu je teraz spracovanie medzinárodných dokladov výrazne rýchlejšie a jednoduchšie.
Ako efektívne pomáhať ľuďom?
Slovenská nezisková organizácia Človek v ohrození už 20 rokov pomáha ľuďom postihnutým vojnou, prírodnými katastrofami či represiami autoritárskych režimov, okrem toho sa ale angažuje aj v pomoci obyvateľom vylúčených lokalít na Slovensku. Po ruskej invázii na Ukrajinu vo februári 2022 sa Človek v ohrození zapojil do pomoci ľuďom, ktorí z Ukrajiny pred vojnou utiekli na Slovensko.
Táto činnosť kladie veľké nároky na efektívne projektové riadenie, obzvlášť v oblasti vybavovania dokumentov. Organizácia pôvodne využívala iný informačný systém, ten mal ale medzery v účtovných funkciách a celý rad agend tak museli zamestnanci riešiť v papierovej podobe. Keď systému v roku 2020 vypršala licencia, rozhodol sa Človek v ohrození zaobstarať si nové riešenie. Nový systém mal byť schopný pomôcť s nasledujúcimi agendami:
- podrobné sledovanie nákladov a čerpania rozpočtu pri jednotlivých oddeleniach a projektoch,
- elektronické schvaľovanie dokladov na urýchlenie a zefektívnenie procesov,
- cenová dostupnosť aj pre organizáciu s limitovanými finančnými zdrojmi.
Najlepšie všetky požiadavky splnil informačný systém Money S4, ktorý Človek v ohrození nasadil do ostrej prevádzky na Nový rok 2021.
Koniec papierových dokumentov
Vďaka novému ERP systému teraz organizácia rieši vybavovanie dokladov čisto elektronicky, kedy každý pracovník má k dispozícii prehľadný zoznam dokumentov čakajúcich na spracovanie. Doklady sú evidované v elektronickom archíve vybavenom vyhľadávacími filtrami, čo zjednodušuje spätnú dohľadateľnosť. Na sledovanie rozpočtov organizácia využíva modul Zákazky, cez ktorý možno pri jednotlivých projektoch prehľadne monitorovať ich priebeh aj čerpanie peňazí.
Aké sú ďalšie prínosy ERP systému Money S4 pre organizáciu Človek v ohrození, ako systém pomohol pracovníkom zvládať nápor práce po invázii na Ukrajinu, a čo si o Money S4 myslí jeho finančná riaditeľka? Odpovede na tieto otázky nájdete v plnom znení textu prípadovej štúdie dostupnom na odkaze nižšie:
Prípadová štúdia Človek v ohrození na blogu Money ERP
