Ako opraviť chyby v mesačnom výkaze pre Sociálnu a zdravotnú poisťovňu?

Chyby v mesačnom výkaze pre Sociálnu poisťovňu

Zamestnávatelia majú povinnosť zasielať mesačné výkazy pre Sociálnu poisťovňu elektronicky. Systém Sociálnej poisťovne automaticky vykonáva kontrolu zaslaných výkazov. Sú to základné kontroly na riadkoch výkazu, aby bol výkaz zaslaný a prijatý správne. Druhou kontrolou, ktorou samotný podaný výkaz prebehne, je kontrola na register Sociálnej poisťovne.

Výsledok kontroly na register sa vykoná po uložení výkazu a možno ho odkontrolovať v časti „Prehľad – Mesačný výkaz“, v ktorom nájdeme zobrazenie stavu výkazu po ubehnutej kontrole s výsledným stavom:

• Stav s názvom „akceptovaný“ – znamená, že výkaz bol podaný správne a výsledok kontroly je akceptovaný.
• Stav s názvom „Neakceptovaný – chyby registrácie“ – znamená, že mesačný výkaz obsahuje chyby a je potrebné ich opraviť. Výkaz nebude uložený a bude sa považovať za nepodaný, t. j. zamestnávateľ si nesplnil zákonom stanovenú povinnosť.

Chyby registrácie

Ak klikneme v prehľade mesačného výkazu na stav „Neakceptovaný – chyby registrácie“, zobrazia sa nám chyby alebo chyba registrácie, kvôli ktorej výkaz nebol akceptovaný zo strany Sociálnej poisťovne, pre vzniknuté nezrovnalosti. Pri tomto druhu chýb existujú dve možnosti:

• (R:1, V:0) – zamestnanec sa nenachádza v registri jedenkrát alebo sa nenachádza na prílohe mesačného výkazu,
• (R:0, V:1) – zamestnanec sa nachádza v prílohe mesačného výkazu jedenkrát, ale nenachádza sa v registri.

Prvý typ chyby (R:1, V:0) vzniká, ak nebol zaslaný registračný list fyzickej osoby, typ odhláška alebo sa odhlásený zamestnanec uviedol omylom vo výkaze. Prostredníctvom elektronickej podateľne je možné si overiť konkrétneho zamestnanca priamo v registri a to podľa jeho mena a priezviska alebo rodného čísla.

Druhý typ chyby (R:0, V:1) vzniká, ak nebol zaslaný registračný list fyzickej osoby, typ prihláška za zamestnanca uvedeného v chybách registrácie. Rovnako môže ísť o omyl pri vyplnení mesačného výkazu. Zamestnávateľ má možnosť opäť skontrolovať zamestnanca na register Sociálnej poisťovne a odstrániť chybu podaním registračného listu fyzickej osoby, typ prihláška alebo odstrániť zamestnanca z prílohy mesačného výkazu.

Ďalšími najčastejšie sa vyskytujúcimi chybami sú napríklad: nesprávne zadané rodné číslo, chybne zadané IČVP (identifikačné číslo právneho vzťahu), neodhlásený alebo neprihlásený zamestnanec, nesprávne uvedený typ pracovného pomeru, nesprávne uvedený počet kalendárnych dní platenia poistného, nesprávne uvedený začiatok pracovného pomeru alebo koniec pracovného pomeru, atď.

V prípade, že sa oprava vykonáva za zamestnanca, ktorý je už odhlásený z dôvodu ukončenia pracovného pomeru z dôvodu, že bol zadaný nesprávny dátum prihlásenia zamestnanca do pracovného pomeru, je potrebné kontaktovať Sociálnu poisťovňu a požiadať ich o úpravu.

Vyriešením chýb registrácie na základe zaslaného príslušného typu registračného listu fyzických osôb, nie je potrebné mesačný výkaz stornovať, len opätovne zaslať. Spracovanie mesačného výkazu môže byť opäť vyhodnotené ako „Neakceptované - chyby registrácie“. Po vstupe do príslušného nesprávne podaného mesačného výkazu je možné spustiť kontrolu na register tlačidlom „Spustiť kontrolu na register“. Uvedená kontrola trvá 48 hodín od jej spustenia, v podstate ide o čas, ktorý je potrebný na spracovanie nových registračných listov fyzických osôb.

Samotná kontrola na register sa spúšťa pri uložení mesačného výkazu manuálne (ručne zadaný) automaticky. V prípade, že mesačný výkaz bol vložený pomocou .xml súboru, chybný mesačný výkaz je možné editovať cez manuálny vstup. Ďalšou možnosťou je stornovať chybne zadaný mesačný výkaz a zaslať správny.

Chyby registrácie možno opraviť editovaním (opravou) mesačného výkazu po zadaní chýbajúceho údaja alebo vykonaním opravy a jeho opätovným uložením alebo výkaz jednoducho stornovať a zadať ho správne.

Chyby v mesačnom výkaze pre zdravotnú poisťovňu

V mesačnom výkaze určenom pre príslušnú zdravotnú poisťovňu nastáva problém, ak ho zamestnávateľ nesprávne vyplní alebo dôjde k nesprávne zadaným údajov. Pri vzniku situácie, že zamestnávateľ odošle nesprávne vyplnený výkaz je možnosť opravy na strane zamestnávateľa, ktorá pozostáva zo zaslania:

• opravného výkazu,
• aditívneho výkazu.

Opravný výkaz – nahrádza v plnom rozsahu novú dávku, t. j. pôvodne podaný mesačný výkaz. To znamená, že zaslaním opravného mesačného výkazu na zdravotné poistenie a opravou chýb, ktoré boli uvedené v pôvodnej (novej) dávke sa považuje opravný výkaz za riadne podaný.

Opravný výkaz sa použije v prípade, že sa vyskytne nesprávne uvedený údaj ako meno a priezvisko zamestnanca, dátum narodenia, nesprávne uvedené miesto podnikania alebo trvalá adresa pobytu, obdobie, za ktoré sa platia preddavky na poistné, nesprávne uvedené rodné číslo alebo identifikačné údaje organizácie, nesprávne uvedený celkový príjem, z ktorého sa vypočítava vymeriavací základ, celková suma preddavkov na poistné, číslo účtu platiteľa poistného v banke, kód zdravotnej poisťovne alebo meno a priezvisko osoby zodpovednej za správnosť údajov, atď.

Aditívny výkaz, ktorému sa hovorí aj rozdielový výkaz – dopĺňa nový alebo opravený výkaz o rozdiel oproti novému mesačnému výkazu (pôvodnému). V aditívnom výkaze sa uvádza identifikácia platiteľa poistného, poistenca a sumy kladného alebo záporného rozdielu pri nesprávne uvedených údajoch. Aditívny výkaz sa použije v prípade, že sa vo výkaze uvedie nesprávne údaj ako poradové číslo, rodné číslo poistenca, dátum narodenia, počet dní, za ktoré sa odvody poistného vypočítavajú a platia preddavky na poistné, celkový príjem zamestnanca, celková výška príjmu zamestnanca, celková výška pre uplatnenie odpočítateľnej položky, atď.

Pri nesprávne podanom mesačnom výkaze môže zamestnávateľ podať opravný výkaz, ktorý nahrádza riadne podaný mesačný výkaz, alebo podá aditívny výkaz, ak ide o doplnenie chýbajúcich údajov oproti pôvodné podanému výkazu.