Dáta a informácie sú v dnešnom svete businessu podstatou každého podniku – majú značný vplyv na kľúčové obchodné procesy, transakcie, zamestnancov aj zákazníkov. Podniky čím ďalej, tým častejšie čelia nárastu týchto obchodných informácií, ktoré by mali efektívne zvládnuť, a zaistiť si tak účinnú správu všetkých svojich dokumentov. Ako s tým môže pomôcť Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Čo je to vyťažovanie dokumentov?
Vyťažovanie dokumentov je proces správy obsahu najrôznejších dokumentov (od tých papierových až po elektronické) za účelom extrahovania relevantných dát a ich následnej transformácie na použiteľné informácie. Tieto informácie potom slúžia konkrétnemu obchodnému cieľu alebo účelu.
Vyťažovanie dokumentov je jeden zo základných krokov, ktoré si možno predstaviť, keď sa povie digitalizácia podnikových administratívnych procesov. Jej význam čím ďalej, tým viac narastá, a to z dôvodu, že výrazným spôsobom šetrí čas a náklady spojené s podnikovými obchodnými procesmi.
Najbežnejším typom dokumentov, ktoré možno účinne digitalizovať, sú faktúry, pokladničné a účtovné doklady, objednávky, daňové priznania a pod.
Prečo by podniky mali zvážiť proces vyťažovania dokumentov?
Mnoho podnikov prijíma na dennej báze dôležité obchodné dokumenty (najmä faktúry) v podobe, vďaka ktorej je zložité, či celkom nemožné, dáta z týchto dokumentov ďalej automaticky spracovať. Je potrebné fyzicky dokumenty naskenovať, PDF formáty stiahnuť/uložiť a dokument po dokumente skrátka prepísať do podnikového informačného systému. Týmto procesom sa stráca cenný čas, zvyšujú sa personálne náklady a predovšetkým rastie riziko chybného prepisu či zadávania do informačného systému.
Vyťažovanie dokumentov umožňuje kvalitne a efektívne spracovať veľké množstvo dokumentov z rôznych podnikových agend tak, že zníži náklady a nároky na personál. Ten týmto krokom získa ďaleko viac času na splnenie iných podstatnejších úkonov, a naviac sa docieli transparentnejší proces spracovania obchodných dokumentov.
6 všeobecných krokov procesu vyťažovania dokumentov
Pre predstavu digitalizácia vašich podnikových dát pomocou procesu vyťažovania dokumentov väčšinou prebieha nasledujúcim spôsobom:
- Import: Predmetné dokumenty sa importujú do softwaru, ktorý umožňuje proces vyťažovania dokumentov.
- Spracovanie: Text z dokumentu software prevedie do spracovateľnej formy, z ktorej možno ľahšie využiť dané informácie.
- Validácia: V tomto kroku dôjde k analýze zachyteného obsahu dokumentu, a to podľa prednastavených úrovní tolerancie. Ak dokument nedosiahne prednastavenú úroveň tolerancie, napríklad v prípade rozmazaných znakov alebo chýbajúcich polí, systém ho automaticky nasmeruje k ručnému overeniu a oprave.
- Klasifikácia: Software účinne číta dokumenty a automaticky ich triedi v závislosti od ich typu. Pokročilé riešenia na vyťažovanie dokumentov využívajú algoritmy strojového učenia, ktoré im pomáhajú naučiť sa efektívne klasifikovať rôzne druhy dokumentov.
- Indexovanie a extrakcia: Vďaka indexácii je dokument ľahko dostupný vo vyhľadávaní. Dôjde tiež k identifikovaniu metadát v dokumentoch, ktoré uľahčí vyhľadávanie dokumentov v rozsiahlych databázach a podporí ďalšie funkcionality s tým spojené.
- Archivácia: Zachytené a overené dokumenty sa presunú do podnikového úložiska/databázy. V tejto fáze sa môžu dokumenty stať súčasťou automatizovaných pracovných postupov.
Vyťažovanie dokumentov pomocou Microsoft Dynamics 365 Business Central
Spoločnosť Microsoft ponúka funkciu Document Capture (zaisťujúcu vyťažovanie dokumentov) v rámci svojho systému Microsoft Dynamics 365 Business Central. Umožňuje teda svojim používateľom ušetriť čas a zbaviť sa starostí s ručným prepisovaním a evidovaním prichádzajúcich obchodných dokumentov.
5 výhod funkcie Document Capture
Ak v rámci svojej firmy využívate informačný systém Microsoft Dynamics 365 Business Central, môžete vďaka funkcii Document Capture, ktorá vám zaistí digitalizáciu vašich administratívnych činností, docieliť nasledujúce hlavné výhody:
1) Zníženie či odstránenie manuálnej administratívnej činnosti
Cieľom finančného oddelenia väčšiny podnikov je minimalizovať manuálne zadávanie kľúčových obchodných údajov z určitých dokumentov (nákupné faktúry, dobropisy a pod.). V systéme Business Central funguje celý proces nasledovne.
Vstavaná technológia optického rozpoznávania znakov aplikácie Document Capture automaticky prenáša relevantné informácie z PDF či XML formátu dokumentu do príslušných polí v Business Central. Registrácia a práca s prichádzajúcimi dokumentami je tak pre vás teraz rýchlejšia a efektívnejšia.
Riešenie podporuje širokú škálu formátov dokumentov, súborov PDF a elektronických dokumentov s priamou podporou hlavných fakturačných formátov založených na XML.
2) Zjednodušenie práce s veľkým objemom či zložitou formou dokumentov
Informácie, ktoré potrebujete zachytiť, vždy závisia od konkrétneho typu dokumentu. Vďaka systému Document Capture dôjde k integrácii zdroja dát so systémom, ktorý s dátami ďalej pracuje. Vy vďaka tomu so všetkými dokumentami manipulujete na jednom mieste bez ohľadu na typ dokumentu.
Ak potrebujete importovať zložité dokumenty alebo máte veľký objem dokumentov od viacerých dodávateľov, získate vďaka tomuto systému automatizovaný pracovný postup na manipuláciu s týmito dokumentami.
3) Zaistenie konzistencie medzi dokumentami
V prípade, že pracujete s nákupnými objednávkami a vratkami, oceníte systém, ktorý dokáže automaticky spárovať dokumenty. Funkcia Porovnávanie objednávok v Document Capture porovnáva prichádzajúce obchodné dokumenty (nákupné faktúry a dobropisy) s ďalšími súvisiacimi dokumentami (nákupné objednávky, vratky alebo zásielky). Ak sa dokumenty zhodujú (napríklad cenou alebo počtom položiek), systém ich automaticky spracuje a schváli.
4) Jednoduchší spôsob schvaľovania dokumentov
Ak chcete schvaľovať svoje nákupné faktúry a dobropisy pred ich zaúčtovaním a platbou dodávateľom, Document Capture vám umožní schvaľovať dokumenty z Business Central alebo vďaka Continia Web Approval Portal (toto rozšírenie znamená, že každý v organizácii má kedykoľvek prístup k pracovnému postupu schvaľovania).
Zároveň máte priamy prístup k digitálnemu archívu, čo znamená, že v prípade potreby máte vždy v reálnom čase po ruke tie správne informácie.
5) Efektívnejšia komunikácia so zákazníkmi a obchodnými partnermi
Prostredníctvom služby Continia Delivery Network dochádza k prepojeniu Document Capture so sieťou Peppol eDelivery Network, čo vám umožní prijímať elektronické nákupné faktúry a ďalšie elektronické dokumenty v správnom formáte a zároveň to znamená, že môžete komunikovať s akýmkoľvek zákazníkom alebo partnerom pripojeným k sieti Peppol eDelivery Network, konvertovať dokumenty do formátu Peppol a vzájomne si predmetné dokumenty ďalej odovzdávať.
Do siete Continia Delivery Network sa zaregistrujete priamo z Business Central.
Spracovávajte svoje obchodné dokumenty lepšie. Digitalizujte!
Zautomatizujte administratívnu prácu s vašimi obchodnými dokumentami tak, že získate drahocenný čas a ušetríte značné podnikové náklady.
Rozšírenie Microsoft Dynamics 365 Business Centra v podobe Document Capture označuje aplikáciu, ktorá vám poskytuje schopnosť a sadu funkcií, aby ste túto automatizáciu ľahko zvládli sami. Ak máte konkrétne otázky alebo záujem o toto rozšírenie či všeobecne o informačný systém Business Central, kontaktujte nás prostredníctvom kontaktného formulára. Radi sa vám budeme venovať.